“Saber escoger el tiempo es ahorrar tiempo”
Francis Bacon
Reconocerás que el título de la entrada impresiona ¿eh? Verás que no es para tanto: los ommatideos son los ojos de algunos insectos. Estos insectos tienen la particularidad de que no ven por un solo ojo sino que su “ojo” lo forman un conglomerado de ommatideos u “ojos”. Esto da lugar a una visión que podríamos denominar “en mosaico”.
Vale, y después de la lección de ciencias naturales ¿A dónde quieres llegar?
Quiero llegar a que, desde el punto de vista productivo, es muy interesante tener una visión fraccionada o en mosaico de nuestro día, de nuestro tiempo.
Imagina por un momento que en lugar de ver 2 horas libres para hacer algo ves 12 fragmentos de 10 minutos.
Trabajar bajo el prisma de “pequeñas losetas de tiempo” tiene ventajas indudables:
1) Te obliga a calcular la duración de tus tareas en número de losetas, es decir, ya no vas a dedicar 2h al informe mensual sino 12 losetas.
2) Si consideras el tiempo en pequeñas fracciones y quieres planificarlas, esto te obligará a dividir las tareas en pequeñas actividades que se puedan realizar en una (o varias) de esas fracciones o losetas.
Ej: Leer los datos de seguimiento de las unidades (2 losetas), confeccionar en Excel el cuadro resumen (1 loseta), buscar imágenes para la presentación (2 losetas), etc.
Tener que estructurar una tarea contribuye a que tengas una mayor claridad y un esquema mental de lo que conlleva su realización. En cierta medida estás tratando tareas que antes considerabas monolíticas como proyectos (a los que puedes aplicar o no GTD).
Estás aplicando, sin darte cuenta el “divide y vencerás” una máxima productiva de eficiencia demostrada.
3) La visión mosaico te hace más tolerante a las interrupciones. Si alguien te interrumpe (por mucho que hayas tratado que no suceda) únicamente esta interrumpiendo una micro-unidad, una loseta y no toda la tarea.
Simplemente, tras la interrupción replanificarás las actividades en las losetas que tengas en el día y punto.
De verdad que aunque sea un “engaño mental” reduce las ganas homicidas hacia tu jefe (habitual víctima desvalida de nuestras imprecaciones) o tus compañeros.
4) La visión en mosaico es ideal para ejecutar tareas rutinarias o de bajo perfil productivo (que no necesitan un gran enfoque).
Donde otros ven una cola de gente tú verás la oportunidad de leer un correo, donde otros se fuman un cigarro tú verás la posibilidad de hacer dos llamadas, donde otros ven un retraso en una cita tú verás la posibilidad de convocar una reunión o responder a un correo.
Evidentemente es mucho más fácil que afloren intervalos de diez minutos que de dos horas. De hecho, los de dos horas jamás aparecerán, al contrario, lo normal es que desaparezcan en el fragor de la batalla.
No es obligatorio disponer de tecnología (PDAs, etc) ni conexiones wifi a Internet. Basta con que te acostumbres a llevar una carpetita con temas pendientes por leer, por ejemplo, y tires de ella cuando se presente la ocasión.
Si dispones de ambas mejor que mejor.
5) Tener la posibilidad de distribuir trabajo a lo largo del día hace que “hagas cosas” e impide que tu bandeja de entrada crezca y crezca. Tienes que conseguir que los outputs sean más que los inputs si no quieres morir aplastado.
Educarte en la visión mosaico hace, en definitiva, que sigas avanzando especialmente en esas épocas complicadas con mil reuniones, cursos, conferencias o viajes que hacen sentirte culpable de “no haber hecho nada en todo el día”.
Descubre losetas ocultas en tu día a día y deja algunas libres a propósito para las replanificaciones que necesites a causa de interrupciones y otros desagradables incidentes. Calcula cuál es tu tiempo ideal para cada fracción en función del tipo de tareas que llevas a cabo.
Ten en cuenta que, cuanto más grande sea la fracción de tiempo para hacer algo, más complicado será disponer de ella. Si necesitas dos horas y te convocan a una reunión imprevista no avanzarás hasta el siguiente hueco de dos horas lo que, en agendas muy complicadas, puede significar la semana que viene o tener que trabajar a la noche en casa (o el fin de semana). Trabaja con “losetas” no con “baldosas”.
En cambio, si has desglosado tu tarea en actividades que se pueden hacer en tus losetas, hoy, a pesar de ser un día complicado, también habrás avanzado en esa tarea clave.
Dale una vuelta, pruébalo y si te funciona ¡úsalo! Al fin y al cabo, lo que está en juego con todo esto de la productividad es la frustración y el estrés que nos produce ser conscientes de no haber hecho “lo que debemos”.
También puedes cambiar “lo que debes hacer” pero eso, si os parece, lo dejamos para otro día.
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