El correo-e no es una lista de tareas

Artículo obtenido del blog:   Mínimoo
Publicado por    José Luís Sanchez     el 28 may 2012     >> Ver artículo original

Bandeja de entrada de GMail (haz clic en la imagen para verla a tamaño original)

El correo electrónico es una herramienta de comunicación, no es una lista de tareas ni un almacén de archivos.

Con unas zapatillas de tenis se puede correr una maratón, pero no es lo más indicado, lo ideal es utilizar zapatillas de running para ese menester. De la misma manera, uno se puede apañar para hacer del cliente de correo electrónico una navaja suiza que haga las veces de sistema de organización personal, archivador, agenda... pero no es lo más indicado. Cada herramienta está hecha para desempeñar una función.

Si quieres ser más productivo, utiliza tu cliente de correo electrónico para lo que fue diseñado, para comunicarte enviando y recibiendo mensajes por internet.

No dejes mensajes "enterrados" en tu correo. Si un mensaje requiere una acción, pásalo a una lista de tareas, puedes usar Asana, o simplemente un fichero de texto llamadotareas_pendientes.txt. Si un mensaje contiene algún documento o alguna foto, archívalo en el lugar adecuado, puedes utilizar Dropbox.

Tener la bandeja de entrada del correo a cero produce una sensación de tranquilidad y control difícil de describir, si todavía no la has experimentado te recomiendo que la pruebes.

¿Y tú? ¿utilizas el correo electrónico para comunicarte o es tu "jarrillo de lata"?

Mi regla de oro para procesar e-mails

Artículo obtenido del blog:   Técnicas de Organización
Publicado por Iago Fraga el 31 may 2012     >> Ver artículo original

¿Cuántas veces piensas leer el mismo e-mail? ¿1? ¿10? ¿100? Nos ocurre constantemente:

- ¿A ver qué me dice Fernández? (Abres el e-mail) ¡Ui que difícil! , necesito tener los documentos delante y por los menos una media hora libre. (Lo cierras)

Pero eso no es lo peor, lo peor viene al día siguiente:

¿A ver que me dice Pérez?” (Abres el e-mail)¡Ui que difícil! , necesito tener los billetes de avión delante y el teléfono a mano. (Lo cierras) ¿A ver qué me decía Fernández? [...]

Por eso yo respecto a esto tengo una regla de oro:

Para procesar e-mails: piensa que no vas a volver nunca

Esta es probablemente la causa de uno de los mayores avances que he experimentado en toda mi vida en productividad. Sólo hacer las cosas una vez. ¿Parece simple? Pues resulta difícil de llevar a cabo pero sus resultados son excelentes.

La idea, en palabras claras es, que si te lees un e-mail lo acabas. Y por acabarlo entiéndase, que puedes borrarlo. Eso es lo ideal porque significa una tarea completada y una atadura de menos. Sin embargo, en la realidad nos comportamos al contrario. Una cuenta de correo común es un almacén.

Aunque reconozco que de vez en cuando necesitamos soluciones temporales, éstas suelen ser un estorbo y hay que emplearlas con mucho cuidado para no eternizarnos en ellas. Por eso, el mejor e-mail es el que borras y para eso el enemigo es combatir las situaciones en que no los borras.

Las reglas para procesar e-mails

Existen muchas razones por las que apilar: recuerdos personales, datos importantes, no saber qué hacer con eso, etc. pero tienes que tener dos ideas muy claras:

1. Si hay algo importante siempre puedes extraerlo
2. No te puedes permitir el lujo de leer cada e-mail una y otra vez

Por ello, lee tu bandeja de entrada sin dejar un sólo e-mail sin borrar. Si decides procesar tus e-mails de esta forma, no necesitas mucho tiempo, sólo el mínimo por e-mail para extraer lo relevante (que en la práctica son tan sólo unos segundos más que el hecho de leerte el e-mail).

• Si te trae un archivo adjunto útil, descárgalo.
• Si te dan la hora de una cita ponla en tu agenda/calendario.
• Si te piden cierta información apunta la tarea en tu lista de tareas.

Pero al final, sea lo importante que sea el e-mail, tiene que acabar en la papelera. Despoja al e-mail de toda información que le pueda dar valor. Y, acto seguido, deshazte de él.

Olvídate de las excusas

No vale la excusa de lo importante que sea el e-mail. Un e-mail importante lo es porque contiene algo importante. Desubre que es y extráelo. De aquellos que ni siquiera sean importantes, no necesitas nada. Puedes borrarlos directamente no vaya a ser que confundas lo urgente con lo importante.

Una vez que hayas logrado eso, no sólo tendrás una bandeja de entrada vacía capaz de recibir nuevos correos, sino que además habrás aislado la pieza clave para acabar la tarea del e-mail. Pero a diferencia de antes, esta vez no necesitarás leerte de nuevo un e-mail lleno de cosas inútiles para encontrarla.

¿Qué te parece la técnica? ¿Te crees capaz de leer tu bandeja de entrada y no dejar ningún e-mail detrás?

Saca la información útil del Email

Artículo obtenido del blog:     Think Wasabi

Publicado por  Berto Pena  el 28 abr 2012     >> Ver artículo original

El Email se ha convertido en una especie de segundo disco duro en paralelo al que continuamente volvemos para recuperar información que necesitamos. Y ese gesto tan nuestro puede ser foco de desorganización, pérdidas de tiempo y distracciones. Porque, en el Email, la información útil, prioritaria y vital que necesitamos para trabajar, convive con la innecesaria y la basura.

No hay que pararse mucho a pensarlo, pero habitualmente por Email recibimos información, detalles, instrucciones, especificaciones o archivos que son esenciales para nuestro trabajo y proyectos. ¿Y qué hacemos con todo eso? Lo dejamos ahí mismo. Medio oculto entre cadenas interminables de correos, mensajes irrelevantes, notificaciones de redes sociales, invitaciones, enlaces enviados por mí mismo, newsletters obsoletas, spam no filtrado o correos de mis amigos donde me preguntan dónde vamos a cenar el viernes.

Y luego, naturalmente, pasa lo inevitable:

• La información clave es difícil de localizar o lleva más tiempo del deseado (porque además no sabemos buscar bien).
• Separar lo útil de lo inútil se ha convertido en un gesto innecesario y gratuito que ya repetimos sin que nos duela.
• Es un lugar más donde tener la información clave, que se viene a sumar a los que ya tenemos (papeles, libretas, notas digitales…)

Mal asunto es el mal Asunto (en el Email)

Artículo obtenido del blog:   Think Wasabi

Publicado por  Berto Pena  el 11 oct 2011     >> Ver artículo original

En los seminarios que doy en empresas solemos hacer un ejercicio para encontrar juntos malos hábitos y errores en el Email. Y hay uno que, sea la empresa que sea, tenga el tamaño que tenga, se dedique al sector que sea, indefectiblemente sale a la luz: la mala redacción del Asunto de los mensajes de correo.

El Asunto es fundamental porque es el único modo que tú tienes de comunicar la importancia o significado del mensaje, sin obligar a la otra persona a abrirlo. Y juega también un papel fundamental porque el mal Asunto es el detonante de otros problemas que muchos sufren en el Email. Lleva, por ejemplo, a la mala priorización: abrimos antes correos que podrían esperar, y abrimos después correos que deberían leerse primero. Pero también conduce a la confusión, la desorganización y la frustración o irritación propia.
No es que nunca nadie nos haya enseñado a escribir Asuntos. Es que nunca nos han explicado el tremendo valor que el Asunto tiene en nuestra comunicación diaria. Y esto, cuando lo trasladas a un grupo de personas (una empresa, clientes…), se convierte en una bola de nieve que crece y crece. Y que hace daño a todos por igual.