Artículo obtenido del blog:   el gachupas
Publicado por Jero Sanchez  el 18 act 2012     >> Ver artículo original

Artículo publicado originalmente en El Canasto.

Para alcanzar un nivel de productividad personal óptimo todavía no conozco nada mejor que respetar el ciclo del método GTD(Getting Things Done), propuesto por David Allen: recopilar – procesar – organizar – hacer – revisar. Como podemos ver, todo empieza con la recopilación o captura de los compromisos que adquirimos, ya sea con un tercero o con nosotros mismo. La idea fundamental aquí es separar la recopilación del resto de actividades productivas.

Respetar este ciclo nos permite aplicar algunos “trucos” productivos muy efectivos, como por ejemplo evitar las constantes interrupciones simplemente tomando nota de los compromisos en el momento que surgen –recopilación–, y procesarlos posteriormente, cuando sea el momento más adecuado. De este modo evitamos tener que dejar lo que estamos haciendo en este momento para atender otros asuntos, que generalmente son menos importantes.

El problema surge cuando quien nos pide algo es el jefe, y además lo quiere para ayer. ¿Cómo encajar este tipo de situaciones en el ciclo productivo ideal, ese que separa la recopilación del procesamiento y la ejecución de las tareas? Ciertamente, no es sencillo. Pero con un poco de paciencia y mucha práctica, es posible hacerlo.

Veamos 4 claves que me han funcionado a lo largo de los años para mantener a flote mi sistema productivo contra el ataque de las interrupciones y las urgencias de última hora del jefe:

1. Aprende a ser confiable. Nadie aceptará una espera si no confía en que cumplirás el plazo. Hacer que tu jefe acepte un “después lo hago” no es algo que podrás conseguir de un día para otro, especialmente si normalmente incumples tus compromisos. Pero una vez empiece a confiar en ti, verás que es mucho más fácil posponer las tareas. Tu jefe –y el resto de la gente– sabrá que terminarás el trabajo dentro de un plazo razonable, y no tendrá problema en esperar.

2. Haz partícipe a tu jefe de la situación. Si tu jefe realmente necesita algo urgentemente, y atenderlo pone en peligro otros compromisos importantes, házselo saber. No te limites a aceptar sabiendo que vas a inclumplir –eso impactaría directamente sobre tu credibilidad. Que comprenda que su urgencia, real o imaginaria, afectará negativamente a otros asuntos. De esa forma no podrá reclamarte después el retraso de un proyecto, o el incumplimiento con un cliente interno o externo del departamento.

3. Ofrece alternativas. No es lo mismo un “ahora no puedo”, que un “ahora no, pero me pongo con ello en 2 horas y te lo entrego mañana por la mañana”. Especialmente si ya gozas de credibilidad, estoy seguro de que esto prácticamente resolverá todos tus problemas al respecto. Por experiencia sé que pedimos las cosas urgentemente, no porque lo sean en este momento, sino porque no confiamos en que vaya a estar hechas a tiempo. Si eres una persona cumplidora, las cosas dejarán de ser urgentes para tu jefe.

4. Ten valor para tomar decisiones. Si a pesar de todo tu jefe se muestra poco razonable, sé proactivo y toma algunas decisiones. Habla con el superior de tu jefe, o con cualquier otra persona o grupo de la organización que pueda ayudarte. Finalmente, si nada funciona, quizá este no sea el trabajo para ti: ¿por qué no cambiar de empleo? Nada compensa pasar 8 horas de tu día estresado y frustrado por un jefe que no sabe serlo.

Y tú, ¿conoces otros trucos que te han ayudado a manejar este tipo de situaciones? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por David Rader II vía Flickr.

Concretar y definir para mejorar

Artículo obtenido del blog:     Think Wasabi

Publicado por  Berto Pena  el 6 jul 2012     >> Ver artículo original

Cuando hace años me propuse mejorar “en serio” mi productividad, tuve que enfrentarme a esta pregunta: «¿por qué no mejoro si tengo ganas de hacerlo?». No tardaría en descubrir que la indefinición y la falta de claridad de mis cambios me estaba condenando.

Todos estos últimos años en constante contacto con miles de personas que buscan mejorar su Productividad Personal me han demostrado que, por lo general, la gente tiene ganas, motivos y hasta pasión por cambiar y mejorar. Pero somos malísimos concretando esos cambios.

Nos quedamos en el deseo, en la intención, en el qué… pero no definimos claramente el cómo. No hay nada más condenatorio para alguien que quiere mejorar que no se diga, claramente y a sí mismo, qué es lo próximo que va a hacer para conseguirlo.

Los que buscamos mejorar a título personal o profesional necesitamos ser claros y directos, sin rodeos, sin ambigüedades. Debemos concentrarnos en actividades, gestos, acciones CONCRETAS, no intenciones o deseos expresados en forma de suspiro frente al espejo.

El poder de los rituales en el trabajo

Artículo obtenido del blog:     Think Wasabi

Publicado por  Berto Pena  el 10 jul 2012     >> Ver artículo original

Stephen King, Ernest Hemingway, Winston Churchill, Barack Obama, Haruki Murakami… Todos ellos fueron o son personas de rituales a la hora de trabajar. Seguidores de costumbres que les han ayudado a ser más disciplinados, eficientes y productivos. ¿Para qué sirven los rituales?

No lo puedo remediar, pero cada vez que digo «rituales» instintivamente pienso en la escena final de Indiana Jones y el Templo Maldito. Pero no, no es eso ;-)

Los rituales tienen que ver con tus rutinas. Son una serie de gestos que se hacen justo antes de empezar una cosa, o bien al concluirla. Son cosas que se repiten como fórmula para hacer bienalgo que viene a continuación, o como broche y cierre a algo que se ha terminado.

Utilizar rituales o seguir rutinas de trabajo es como saltar sobre un trampolín. Algo fácil de hacer pero que te da el impulso que necesitas para zambullirte en el trabajo.

Los rituales antes de hacer algo sirven para prepararte, para que lo próximo que vas a hacer salga mejor, para estar más concentrado, para ser más consciente, para eliminar dificultades (como por ejemplo distracciones), para estimularte, para relajarte, para aclarar tu mente.

En cambio los rituales después de hacer algo sirven para poner un cierre, para evaluar y hacer un análisis, pero también actúan como puente y transición entre actividades distintas.

Los rituales cobran más importancia en ciertos momentos del día o ante ciertas actividades, como el inicio de tu jornada de trabajo o cuando estás a punto de hacer tus tareas Clave. Esa preparación con los mismos gestos a la hora de hacer esas tareas tan importantes, te permite dejar menos espacio a la improvisación y algo muchísimo más importante: cerrar el paso a las distracciones.

Quedarte a solas con tu tarea

Artículo obtenido del blog:     Think Wasabi

Publicado por  Berto Pena  el 13 jul 2012     >> Ver artículo original

Cuando tengo que dar un extra, cuando tengo que sacar muchas cosas adelante, cuando quiero conseguir concentración, cuando quiero hallar claridad y creatividad, tengo una idea a la que siempre recurro: quedarme a solas con mi tarea.

Es una idea sencilla, nada llamativa. Pero tremendamente poderosa y efectiva: yo y mi tarea a solas, sin nada delante ni alrededor.

Ese momento hace que todo lo bueno que tengo y soy, que toda mi experiencia, mi creatividad, mi lucidez, mi habilidad, mi conocimiento, que todos mis “sentidos productivos”, estén volcados sobre ella. Esto, dispara automáticamente mi capacidad de trabajo, me vuelve mucho mejor.

Pero a la hora de trabajar no disfrutamos de intimidad con lo que tenemos delante. Hay tantos extraños invitados internos y externos, impuestos por otros y sobre todo autoimpuestos por nosotros mismos, que casi nunca estamos a solas con nuestras tareas.

La idea de quedarme a solas con mi tarea la descubrí de rebote, como una mera consecuencia de luchar contra las distracciones y la multitarea que me estaban condenando. Al tomar conciencia de queyo tenía la llave para mejorar cómo trabajaba, e ir eliminando invitados incómodos en el escenario, de repente me quedé a solas con mi tarea. La próxima que tengo que hacer, la que he de terminar.

GTD no es sólo cuestión de productividad personal

Artículo obtenido del blog:   David Torné 2.0 Productividad y desarrollo
Publicado por David Torné el 4 jul  2012     >> Ver artículo original

Te empiezas preguntando porque tienes que buscar una mejora en tu productividad personal, o puede que no te hayas parado a preguntártelo. La verdad es que hace tiempo que tienes esa sensación de estar parado, de no avanzar. Emprendes proyectos, quieres conseguir un objetivo pero no persistes, llega un momento que decides priorizar otras actividades, pasa el tiempo, lo olvidas y cuando lo recuerda te acabas diciendo a ti mismo: “La verdad es que no era tan importante” y otro proyecto cae en el saco de los abandonos.

Quizá no te lo parece pero este saco te lastra. Aunque seas el único que conoce la magnitud de obras terminadas o de deseos inacabados, se acaba convirtiendo en un factor que mina tu confianza y seguridad en ti mismo. La curiosidad y las ganas de hacer algo nuevo desaparecen,  y corres el peligro de convertirte en una persona conformista. Deseas algo, lo pones en marcha sin comprometerte,  cuando la ilusión del primer momento se desvanece lo reemplazan por otra cosa que genere la misma emoción inicial, y volver a empezar. Un círculo vicioso.

Imatge vía Thomas Hawk sota licencia Creative Commons

Los emails accionables pesan más

Artículo obtenido del blog:     Think Wasabi

Publicado por  Berto Pena  el 4 jul 2012     >> Ver artículo original

«El problema es que recibimos 70 correos al día», me decían la semana pasada en una empresa. «Y ¿cuántos de esos correos son accionables?» Por el Email se cuelan un montón de mensajes pero todos son distintos. Hay que poner un extra de atención en aquéllos que requieren que tú hagas algo.

Los mensajes accionables son los que requieren una acción (o varias) por tu parte. En los que viene una tarea que debes hacer, en los que alguien te solicita el envío de algo, donde te consultan alguna duda… todo aquello que requiere que tú hagas algo. Es decir, aquéllos mensajes que deben traducirse en acciones tuyas.

Son muy distintos a aquéllos en los que, por ejemplo, te llegan para mantenerte informado, o en los que te dan cuenta del estado de algo, o en los que te avisan de una gestión, o en los que te copian junto a otros tantos (listas internas de proyecto o de distribución). Todos esos mensajes no comprometen ni tu organización ni tu plan de trabajo. Los accionables sí.

Cuando estés procesando-leyendo tu correo, y te encuentres con un mensaje accionable, muévete cuanto antes. Léelo y decide rápido qué hacer con él. Pasa una sola vez por él y no lo dejes para luego. No lo leas y digas «bueno, ya lo miraré en otro momento».

El problema de recortar esfuerzos donde no debes

Artículo obtenido del blog:   Técnicas de Organización
Publicado por Iago Fraga el 18 jul 2012     >> Ver artículo original

Para enseñarte lo que pretendo sobre productividad, imaginemos que estás jugando a lo que se ve en la imagen.

Tu objetivo: seleccionar y hacer click en la pelota con el número más pequeño. Cuando hayas hecho click sobre ella, esta desaparecerá y deberás hacer click sobre la siguiente con el número más pequeño de entre las que quedan. Los círculos varían en tamaño y color para despistar, pero sólo el número que llevan en el interior importa.

Cuando acabes con esta pantalla, aparecerá otra con otras bolas y números diferentes. Por si fuera poco, has de llevar a cabo la tarea a contrarreloj. Cuantas más pelotas hagas desaparecer en 1 minuto y más pantallas pases, más puntos ganarás. Pero siempre que hagas click en la pelota incorrecta, perderás muchos puntos.