martes, 12 de junio de 2012

La importancia de trabajar con objetivos

Artículo obtenido del blog:     
Publicado por    el 28 may 2012     >> 

¿Por qué es tan importante trabajar con objetivos? Porque si no sabes a dónde vas da igual el camino que tomes. Porque si no sabes lo que quieres da igual lo que hagas. Son uno de los ingredientes clave en tu trabajo: algo que permite saber por qué haces las cosas y qué quieres con cada tarea.

sábado, 9 de junio de 2012

GTD. Descubre la fuerza de la recopilación

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por  el 6 jun  2012     >> 

Get Things Done es como una medicina, hay beneficios que se notarán a medida que sigas el tratamiento pero hay otros que están presentes desde el primer día. Descubrir lo que significa de verdad el concepto‘la mente como el agua’ es algo que engancha al usuario a la hora de aplicar y seguir implementando GTD. Para descubrirlo debemos vaciarnos en el primer paso del proceso, el que implanta el orden en nuestros asuntos: la recopilación.
Más allá de apuntar todo lo que se te pasa por la cabeza en un bloc, la recopilación es un proceso para descubrir lo que tenemos pendiente y que muchas veces queda en segundo plano. Hagamos un repaso a los diferentes usos del proceso, y que debemos tener en cuenta para integrarlo a nuestra rutina.
Imagen vía happeningfish bajo licenciaCreative Commons

miércoles, 6 de junio de 2012

Las cosas que no planifico

Artículo obtenido del blog:   
  el 4 jun 2012     >> 

planning
Habitualmente, hablo en El Canasto sobre métodos y tecnologías para planificar el día. Estos artículos pueden dar la impresión que todo lo que hago está planificado, pero no es así. Gran parte de mis acciones no han sido planificadas. Sólo planifico las tareas importantes y las tareas complejas. Las tareas que no planifico las dividiría en tres grupos:

Cómo lograr el crecimiento personal

Artículo obtenido del blog:    
Publicado por    el 29 may 2012     >> 

Para muchos de nosotros las listas de cosas por hacer para lograr algo son excelentes herramientas para ir logrando cambios sustanciales en nuestra vida diaria, tomar losejemplos de otros y tratar de implementarlos en nuestra vida nos brinda una sensación de que estamos tomando el camino correcto.
Desafortunadamente nadie nos dice claramente lo difícil que será, o que no basta con adquirir determinado artículo para lograr algunos cambios, las ideas están plasmadas ahí y son parte de un todo, pero necesitamos imponer disciplinaconstanciadeseo ymotivación. Todos estos factores juntos apenas empiezan a mostrarnos una pequeña parte del camino.
El crecimiento personal es algo muy distinto al crecimiento económico y al crecimiento profesional, el primero tiene que ver con el nivel de satisfacción que encuentras en todo lo que haces en y por tu vida, por tu persona para ser mejor en lo que te ha tocado vivir, las otras dos son consecuencias de las decisiones que en torno al crecimiento personal has realizado.
Yo implementé la productividad personal y el minimalismo como dos corrientes que me ayudan a enfocarme en lo que es importante para mí, sin embargo, no todo es perfecto, pueden existir múltiples descalabros en el camino, pero lo importante es siempre retomar el curso del barco.
Creo que nadie ha dicho que lo que es importante en nuestra vida debe ser fácil, sin embargo, todo el sacrificio, todo a lo que se renuncia tiene una recompensa posterior, el verdadero crecimiento personal, se da cuando puedes girar la vista atrás y entonces decir que has logrado algo que para ti era importante.
Lo más complejo es que mientras más vueltas le damos a las cosas, más cosas pensamos que necesitamos implementar y más herramientas necesitamos adquirir, cuando la realidad es que el camino es muy sencillo, tú lo has trazado ya, pero tienes que atreverte a recorrerlo.
El crecimiento personal no es una receta de cocina, es una actitud que asumimos ante la vida, en la que si un día caemos, al siguiente debemos volver a levantarnos, que si un día hacemos algo que de antemano sabemos que va en contra de nuestros objetivos, no por ese desvío debemos tirar todo el proyecto, al contrario, debemos retomar el curso y volver a intentarlo.
Es como quien se emociona con GTD y empieza a crear sus listas de próximas acciones, define sus proyectos, organiza su lista “algún día/quizá” y al poco tiempo vuelve a retomar sus viejos hábitos, dejando todo de lado, pues así ¿como logrará ver el beneficiodel sistema?, un revés y todo se va por la borda. Así no son las cosas.
En el caso del minimalismo, quien en cierto momento vuelve a caer en las redes delconsumismo al comprarse un artículo que realmente le gustó y ya por eso siente que nunca podrá volver a implementarlo, que ha fracasado y por lo mismo comienza a comprar desesperadamente.
Esos son algunos casos, pero la realidad es que muchos de nosotros estamos siempreenfrascados en tropiezo tras tropiezo y el verdadero crecimiento viene cuandoaceptamos esos tropiezos como parte de la vida y a partir de ahí nos aceptamos como seres falibles, para entonces buscar ser cada vez más perfectibles.
Mi Análisis Realista del día de hoy es: Pensar en el crecimiento personal es aceptar y creer que podemos ser mejores de lo que somos hoy, por lo que nos damos la oportunidad de hacer las cosas de una manera mejor.
Omar Carreño
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No son las herramientas, es tu actitud

Artículo obtenido del blog:    
Publicado por    el 8 may 2012     >> 

Mucho he hablado aquí de las cosas que realmente se necesitan, de la forma en la que debemos ir aprendiendo del desapego y de muchas otras cosas que tenemos y que no nos hacen falta, todo esto es parte de una conciencia minimalista que he ido incorporando en mi vida y que me ha dado excelentes resultados.
Pues bien, de la misma forma he tenido la oportunidad de conjuntar también parte del pensamiento que nos ayuda a cambiar paradigmas o ideas que nos hacen ser mejores y superarnos día con día.
Uno de los errores comunes en los que caemos muchos seres humanos es pensar que en el momento en el que tengamos ciertas cosas vamos a lograr otras que en este momento ni intentamos por eso que nos falta. (¿Qué dice que dijo?)

El correo-e no es una lista de tareas

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por         el 28 may 2012     >> 

Bandeja de entrada de GMail (haz clic en la imagen para verla a tamaño original)

El correo electrónico es una herramienta de comunicación, no es una lista de tareas ni un almacén de archivos.

Con unas zapatillas de tenis se puede correr una maratón, pero no es lo más indicado, lo ideal es utilizar zapatillas de running para ese menester. De la misma manera, uno se puede apañar para hacer del cliente de correo electrónico una navaja suiza que haga las veces de sistema de organización personal, archivador, agenda... pero no es lo más indicado. Cada herramienta está hecha para desempeñar una función.

Si quieres ser más productivo, utiliza tu cliente de correo electrónico para lo que fue diseñado, para comunicarte enviando y recibiendo mensajes por internet.

No dejes mensajes "enterrados" en tu correo. Si un mensaje requiere una acción, pásalo a una lista de tareas, puedes usar Asana, o simplemente un fichero de texto llamadotareas_pendientes.txt. Si un mensaje contiene algún documento o alguna foto, archívalo en el lugar adecuado, puedes utilizar Dropbox.

Tener la bandeja de entrada del correo a cero produce una sensación de tranquilidad y control difícil de describir, si todavía no la has experimentado te recomiendo que la pruebes.

¿Y tú? ¿utilizas el correo electrónico para comunicarte o es tu "jarrillo de lata"?

viernes, 1 de junio de 2012

Procrastinación (II)

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por         el 22 may 2012     >> 


Ya definimos la procrastinación, el gran enemigo de la productividad independientemente de a lo que nos dediquemos. Ahora quiero dar justo el enfoque contrario, ¿Por qué hay "tareas" en las que no procrastino? ¿Por qué la "productividad" es tan alta? El entrecomillado de "tareas" y "productividad" no es casual, ya que voy a hablar de..... VIDEOJUEGOS. 

Sí, me he dado cuenta que cuando juego soy capaz de concentrarme intensamente, llegando al punto en el que las horas pasan volando y cuando dejo de hacerlo es casi obligado. Vale, podéis pensar, es que eso no es un trabajo, es una afición, un pasatiempo y por lo tanto no se le pueden aplicar los mismo parámetros que a un trabajo pero, ¿qué diferencia una cosa de la otra?



En el fondo, evitar la tan indeseable procrastinación consiste en no dejar de hacer lo que tienes que hacer y eso es precisamente me ocurre mientras juego con la consola. Cuando decido jugar no suelo dejarlo por otra tarea pendiente. Eso hizo que me preguntara: ¿cómo podría aplicar eso mismo para obligarme a terminar lo que realmente quiero terminar (aunque no me guste)?

Quiero mostraros unos consejos para evitarla que descubrí mientras jugaba a la consola (mientras debía estar haciendo otra cosa bien distinta, supongo).

Me di cuenta que mi "productividad" mientras jugaba era muy alta. Estamos de acuerdo en que no es lo mismo un trabajo que un videojuego, así que me hice la siguiente pregunta, ¿Por qué me gustan tanto los videojuegos? Es decir, ¿por qué de todas las tareas pendientes elijo la de los videojuegos? La respuesta fácil sería: porque son entretenidos, porque no son una "tarea" o "trabajo" propiamente dicho. Pero no se trataba solo de eso, había algo mas.

Siempre he pensado que nos guiamos por la "ley del mínimo esfuerzo", como la llamaba un profesor que tuve en primaria. No me refiero que seamos vagos, sino que seguimos las leyes de la termodinámica: "Si le damos a elegir a una bola de billar suspendida a dos metros del suelo que hacer, lo mas probable es que elija caer" Esta elección no significa que la bola sea maleducada o vaga, sino que de todas las elecciones posibles ha elegido la que necesitaba el menor aporte de energía. Quizás le hubiese gustado subir hasta una altura de mil metros, pero ese requeriría de una energía de la que no disponía.

Antes de continuar, debo aclarar que el tipo de juego que me suele enganchar es el RPG (o juego de rol), la saga Elder Scroll o la de Fallout, por ejemplo.

Características Generales:

1. Opciones Posibles claras. El siguiente paso es sencillo
Aún cuando llevemos días o semanas sin jugar, el tiempo de retomar el juego por donde lo dejamos es mínimo. No importa que sea un tipo juego "Sandbox" con varias misiones que se solapan, siempre hay una misión activa y dentro de esa misión activa hay un siguiente paso claro y conciso. Además, en el mundo del videojuego, una vez tomada una decisión, no cuestionamos estas órdenes. ¿Podemos decir lo mismo de nuestro trabajo diario? ¿Tenemos definido el siguiente paso a realizar? ¿Lo ejecutamos sin dudar?
A veces puede ser tan sencillo como dejar anotado que nos queda por hacer, de esta manera cuando volvamos a esa tarea en otro momento (dias o semanas después), no tengamos que volver a releernos todo para llegar a la conclusión de que lo que hay pendiente es añadir fotografías, por ejemplo.

2. Avance medible. Cada paso tiene su recompensa.
Ya sea por medio de puntuación, experiencia, dinero u objetos, se nos premia la finalización de cada paso, por pequeño que sea. En muchos videojuegos tienen la costumbre de añadir un porcentaje de finalización total del juego, algo que es bastante reconfortante, sobre todo si después de varias horas de "trabajo" frente a la consola nos aparece un mensaje de "1% de la aventura completada".

Podemos estar trabajando durante semanas o documentándonos sobre un tema específico a tratar en un capítulo de nuestra novela, pero llegará un momento en el que el aguafiestas de turno (jefe, amigo o pareja) diga: "esto no avanza, ¿qué has estado haciendo todo este tiempo?"
De nuevo parece que la solución es dejar constancia de lo que se ha hecho, de manera que, aunque sea algo solo para nosotros, podamos decir: "Llevo el 37,2% del proyecto avanzado"

3. Retos asumibles, La solución existe.
Casi nadie se plantea que un videojuego no tiene solución. Esta puede ser más o menos sencilla o requerir de pasos previos o no, pero todos partimos de la base que una solución al problema tiene que existir. En los juegos es cierto, pero no siempre en la vida real. Lo que realmente cuenta es la predisposición con la que nos enfrentamos al problema.

Por otro lado, si nos lo llevamos al mundo real la premisa de "siempre existe una solución" también se da, aunque a priori nos parezca lo contrario (como decía mi abuela, todo tiene solución menos la muerte).

Por ejemplo, si mientras estamos viendo un DVD este deja de funcionar, podemos realizar multitud de acciones que van desde comprobar las conexiones eléctricas, hasta comprobar si el disco está dañado, etc... y si todo lo anterior falla podemos llegar incluso a desechar el reproductor y comprar uno nuevo (si nuestra economía no da para más el siguiente objetivo sería ahorrar). Estas acciones nos parecerían normales en un videojuego, pero muchas veces nos vemos abrumadas por ellas en la vida real.


4. No estás solo
Siempre hay alguien que ha jugado antes, existen guías, trucos, etc... La sensación de "trabajar con red" es fantástica. Además, cuando se busca algo relacionado con una misión en concreto, no suelen faltar personas que han pasado por la misma situación.
En la vida real pasa lo mismo, aunque todos pensemos que somos únicos en el universo, nuestras vivencias ya le han ocurrido a muchísimas personas antes que a nosotros. Lo creamos o no siempre habrá alguien antes que nosotros que ha perdido a su mascota, se ha divorciado, ha cambiado la rueda de un coche o ha ajustado la calefacción. Busca apoyo o consejo en los demás.

5. Descanso
En muchas ocasiones tenemos que mandar a nuestro personaje a descansar. Por ejemplo, si nuestro nivel de vida es mínimo es posible que elijamos dormir o consumir algún tipo de alimento sanador ¿hacemos lo mismo con nosotros mismos en la vida real? 
No se nos ocurriría enfrentarnos al monstruo de turno sin el nivel de vida adecuado ni sin la munición necesaria. ¿Hacemos lo mismo con nuestro trabajo? ¿Alguna vez hemos programado una reunión a última hora del viernes aún cuando sabemos que no íbamos a estar en condiciones? 
Por otro lado, también es muy útil saber aprovechar el nivel de energía de cada momento. Por ejemplo, ultima hora del día, estás agotado/a pero solo te queda media hora para salir, no quieres empezar una tarea que seguro vas a dejar a medias.






La destructora de papel siempre me alegra el día
Estaría genial disponer de una lista de tareas pendientes ordenadas por nivel de energía. Por ejemplo para nivel mínimo: destruir los documentos antiguos . También tendrían cabida cosas del tipo: ordenar fotos, buscar información en internet, limpiar el escritorio. Cosas que no requieren muchísima atención y que incluso nos relajen.

 6. Espacio de trabajo.
 No importa lo desordenados que seamos, la pantalla de un vídeo juego siempre nos muestra la información precisa. De esta manera sabemos, con un solo vistazo al inventario, de que  materiales/herramientas/armas disponemos. ¿Podemos decir lo mismo de nuestro despacho/oficina/espacio de trabajo?

Muchos videojuegos tienen la opción "realista" de limitar el peso de lo que puede llevar el personaje, evitando que acaparemos todos los objetos disponibles, por inútiles que nos sean. Llegado al punto de que no puedes acarrear con mas objetos, debes tomar la decisión de deshacerte (tirar, vender....) de aquellas cosas que no vamos a necesitar.

Mira en el cajón de tu escritorio o sobre el, ¿puedes decir lo mismo?

Además, el interfaz del usuario es chulo, si pulsamos un botón aparecen las armas, si pulsamos otros los hechizos todo a mano y manejable, pero dejando espacio para ver lo importante lo que ocurre en la pantalla. Nuestro escritorio o espacio de trabajo debería ser algo parecido, manejable, agradable a la vista y que te permita trabajar en lo importante.

7. Herramientas
Si en un videojuego nos dicen que parar abrir una determinada puerta es necesaria un determinado tipo de llave, no vamos a perder el tiempo intentando abrirla una y otra vez. Simplemente enfocamos nuestro esfuerzo en conseguir la llave. ¿Hacemos lo mismo en el mundo real? 

Por ejemplo, estamos corrigiendo un capítulo de nuestra novela, ya terminado y comenzamos a hacer anotaciones al margen sobre lo que queremos cambiar, subrayamos, tachamos, etc.... Posteriormente debemos procesar esos cambios para modificar el original, ¿no sería mas facil si esas anotaciones estuvieran hechas en color rojo? ¿Cuánto cuesta un boligrafo rojo y cuánto tiempo nos ahorra esa pequeña inversión? ¿O una nota tipo post-it?



8. NO
Una simple palabra que nos puede ahorrar múltiples problemas. En un videojuego la aceptamos sin problemas. "Para acceder al siguiente nivel necesitar 15 puntos de experiencia". Sin embargo, hacemos caso omiso a dichos mensajes cuando nos comprometemos a cosas que no vamos a poder realizar. "Si quieres ayudar a tu amigo en la mudanza, limpiar tu casa y escribir el primer capítulo de tu novela, necesitas, al menos, que el fin de semana sea de cuatro días". Y al final acabamos ayudando a la mudanza, dejando la casa sin limpiar y abandonando una semana mas nuestra novela, lo cual termina en una frustración continúa ante la sensación de no avanzar y de que el tiempo pasa sin que hagamos nada.

9. Historia de fondo
Tenemos a nuestro personaje matando dragones o forzando cerraduras, pero sabemos que ese no es el objetivo en sí mismo, sino que es lo que necesitamos para conseguir salvar a la princesa (o príncipe). En el mundo real, podemos pasar semanas o meses yendo a trabajar porque es nuestra obligación pero olvidando nuestro objetivo último, que puede ser ahorrar para montar nuestro propio negocio, o adquirir la experiencia necesaria para optar a un puesto de trabajo mejor.

10. Obviar lo no importante
O mejor dicho, centrarnos en lo que importa. Por muy realista que pretenda ser un videojuego no nos va a plantear problemas superfluos. Nadie vería lógico un argumento del tipo "El agente especial Jhon Mcflurry se enfrenta a un supervillano que intenta destruir el mundo a la vez que discute con un desconocido en un foro internet sobre si Linux es mejor que Windows".

Muchas veces, (muchas menos de las que debería), me he pregutnado cuando estaba a punto de hacer algo que me iba a llevar tiempo y energía, ¿realmente esto me aporta algo? Y me he ahorrado varias horas de esfuerzo inútil.


Obviamente la lista no está completa (quizás haya parado al llegar al 10), pero es un pequeño resumen de lo que algo tan "improductivo" y mal visto en los tiempos actuales, como puede ser que un adulto juegue a la consola, nos puede aportar en nuestra vida cotidiana.

Mi regla de oro para procesar e-mails

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por  el 31 may 2012     >> 

procesar-emails¿Cuántas veces piensas leer el mismo e-mail? ¿1? ¿10? ¿100? Nos ocurre constantemente:
- ¿A ver qué me dice Fernández? (Abres el e-mail) ¡Ui que difícil! , necesito tener los documentos delante y por los menos una media hora libre. (Lo cierras)
Pero eso no es lo peor, lo peor viene al día siguiente:
¿A ver que me dice Pérez?” (Abres el e-mail)¡Ui que difícil! , necesito tener los billetes de avión delante y el teléfono a mano. (Lo cierras) ¿A ver qué me decía Fernández? [...]
Por eso yo respecto a esto tengo una regla de oro:

Para procesar e-mails: piensa que no vas a volver nunca

Esta es probablemente la causa de uno de los mayores avances que he experimentado en toda mi vida en productividad. Sólo hacer las cosas una vez. ¿Parece simple? Pues resulta difícil de llevar a cabo pero sus resultados son excelentes.
La idea, en palabras claras es, que si te lees un e-mail lo acabas. Y por acabarlo entiéndase, que puedes borrarlo. Eso es lo ideal porque significa una tarea completada y una atadura de menos. Sin embargo, en la realidad nos comportamos al contrario. Una cuenta de correo común es un almacén.
Aunque reconozco que de vez en cuando necesitamos soluciones temporales, éstas suelen ser un estorbo y hay que emplearlas con mucho cuidado para no eternizarnos en ellas. Por eso, el mejor e-mail es el que borras y para eso el enemigo es combatir las situaciones en que no los borras.

Las reglas para procesar e-mails

Existen muchas razones por las que apilar: recuerdos personales, datos importantes, no saber qué hacer con eso, etc. pero tienes que tener dos ideas muy claras:
  1. Si hay algo importante siempre puedes extraerlo
  2. No te puedes permitir el lujo de leer cada e-mail una y otra vez
Por ello, lee tu bandeja de entrada sin dejar un sólo e-mail sin borrar. Si decides procesar tus e-mails de esta forma, no necesitas mucho tiempo, sólo el mínimo por e-mail para extraer lo relevante (que en la práctica son tan sólo unos segundos más que el hecho de leerte el e-mail).
  • Si te trae un archivo adjunto útil, descárgalo.
  • Si te dan la hora de una cita ponla en tu agenda/calendario.
  • Si te piden cierta información apunta la tarea en tu lista de tareas.
Pero al final, sea lo importante que sea el e-mail, tiene que acabar en la papelera. Despoja al e-mail de toda información que le pueda dar valor. Y, acto seguido, deshazte de él.

Olvídate de las excusas

No vale la excusa de lo importante que sea el e-mail. Un e-mail importante lo es porque contiene algo importante. Desubre que es y extráelo. De aquellos que ni siquiera sean importantes, no necesitas nada. Puedes borrarlos directamente no vaya a ser que confundas lo urgente con lo importante.
Una vez que hayas logrado eso, no sólo tendrás una bandeja de entrada vacía capaz de recibir nuevos correos, sino que además habrás aislado la pieza clave para acabar la tarea del e-mail. Pero a diferencia de antes, esta vez no necesitarás leerte de nuevo un e-mail lleno de cosas inútiles para encontrarla.
¿Qué te parece la técnica? ¿Te crees capaz de leer tu bandeja de entrada y no dejar ningún e-mail detrás?


El problema de hacer lo que debes hacer

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por  el 15 may  2012     >> 

Get Things Done me ayuda a ordenar mi actividad y a planificar lo que debo hacer. Más allá de organizar mis asuntos y evitar que me olvide de mis compromisos hay momentos donde se me queda corto. Uno de estos momentos es la hora de HACER, cuando tengo que acabar con mi lista de próximas acciones hay ocasiones en que se me quedan varadas algunas de ellas. Se quedan allí, a veces durante semanas y no me las puedo quitar de encima.
GTD te da la infraestructura para gestionar el flujo de trabajo, pero cuando estás mano a mano con lo que tienes que hacer debes ir más lejos de las pautas establecidas por el sistema. Es imposible que ningún método se adapte a cada una de las peculiaridades de tu realidad, dedicamos pues unas líneas a repasar que podemos hacer para acabar con nuestras acciones, incluso aquellas que se nos resisten.
Imagen vía MrPessimist bajo licencia Creative Commons
Hace semanas que trato de innovar al respecto. Posts sobre Autofocus de Jerónimo Sánchez (el gachupas) y de Omar Carreño (Análisis Realista) me han dado una nueva perspectiva sobre el tema.