Mi regla de oro para procesar e-mails

Artículo obtenido del blog:   Técnicas de Organización
Publicado por Iago Fraga el 31 may 2012     >> Ver artículo original

¿Cuántas veces piensas leer el mismo e-mail? ¿1? ¿10? ¿100? Nos ocurre constantemente:

- ¿A ver qué me dice Fernández? (Abres el e-mail) ¡Ui que difícil! , necesito tener los documentos delante y por los menos una media hora libre. (Lo cierras)

Pero eso no es lo peor, lo peor viene al día siguiente:

¿A ver que me dice Pérez?” (Abres el e-mail)¡Ui que difícil! , necesito tener los billetes de avión delante y el teléfono a mano. (Lo cierras) ¿A ver qué me decía Fernández? [...]

Por eso yo respecto a esto tengo una regla de oro:

Para procesar e-mails: piensa que no vas a volver nunca

Esta es probablemente la causa de uno de los mayores avances que he experimentado en toda mi vida en productividad. Sólo hacer las cosas una vez. ¿Parece simple? Pues resulta difícil de llevar a cabo pero sus resultados son excelentes.

La idea, en palabras claras es, que si te lees un e-mail lo acabas. Y por acabarlo entiéndase, que puedes borrarlo. Eso es lo ideal porque significa una tarea completada y una atadura de menos. Sin embargo, en la realidad nos comportamos al contrario. Una cuenta de correo común es un almacén.

Aunque reconozco que de vez en cuando necesitamos soluciones temporales, éstas suelen ser un estorbo y hay que emplearlas con mucho cuidado para no eternizarnos en ellas. Por eso, el mejor e-mail es el que borras y para eso el enemigo es combatir las situaciones en que no los borras.

Las reglas para procesar e-mails

Existen muchas razones por las que apilar: recuerdos personales, datos importantes, no saber qué hacer con eso, etc. pero tienes que tener dos ideas muy claras:

1. Si hay algo importante siempre puedes extraerlo
2. No te puedes permitir el lujo de leer cada e-mail una y otra vez

Por ello, lee tu bandeja de entrada sin dejar un sólo e-mail sin borrar. Si decides procesar tus e-mails de esta forma, no necesitas mucho tiempo, sólo el mínimo por e-mail para extraer lo relevante (que en la práctica son tan sólo unos segundos más que el hecho de leerte el e-mail).

• Si te trae un archivo adjunto útil, descárgalo.
• Si te dan la hora de una cita ponla en tu agenda/calendario.
• Si te piden cierta información apunta la tarea en tu lista de tareas.

Pero al final, sea lo importante que sea el e-mail, tiene que acabar en la papelera. Despoja al e-mail de toda información que le pueda dar valor. Y, acto seguido, deshazte de él.

Olvídate de las excusas

No vale la excusa de lo importante que sea el e-mail. Un e-mail importante lo es porque contiene algo importante. Desubre que es y extráelo. De aquellos que ni siquiera sean importantes, no necesitas nada. Puedes borrarlos directamente no vaya a ser que confundas lo urgente con lo importante.

Una vez que hayas logrado eso, no sólo tendrás una bandeja de entrada vacía capaz de recibir nuevos correos, sino que además habrás aislado la pieza clave para acabar la tarea del e-mail. Pero a diferencia de antes, esta vez no necesitarás leerte de nuevo un e-mail lleno de cosas inútiles para encontrarla.

¿Qué te parece la técnica? ¿Te crees capaz de leer tu bandeja de entrada y no dejar ningún e-mail detrás?