Mal asunto es el mal Asunto (en el Email)

Artículo obtenido del blog:   Think Wasabi

Publicado por  Berto Pena  el 11 oct 2011     >> Ver artículo original

En los seminarios que doy en empresas solemos hacer un ejercicio para encontrar juntos malos hábitos y errores en el Email. Y hay uno que, sea la empresa que sea, tenga el tamaño que tenga, se dedique al sector que sea, indefectiblemente sale a la luz: la mala redacción del Asunto de los mensajes de correo.

El Asunto es fundamental porque es el único modo que tú tienes de comunicar la importancia o significado del mensaje, sin obligar a la otra persona a abrirlo. Y juega también un papel fundamental porque el mal Asunto es el detonante de otros problemas que muchos sufren en el Email. Lleva, por ejemplo, a la mala priorización: abrimos antes correos que podrían esperar, y abrimos después correos que deberían leerse primero. Pero también conduce a la confusión, la desorganización y la frustración o irritación propia.
No es que nunca nadie nos haya enseñado a escribir Asuntos. Es que nunca nos han explicado el tremendo valor que el Asunto tiene en nuestra comunicación diaria. Y esto, cuando lo trasladas a un grupo de personas (una empresa, clientes…), se convierte en una bola de nieve que crece y crece. Y que hace daño a todos por igual.

Tipos de malos Asuntos

La precipitación, despreocupación o sencillamente la ignorancia de lo que significa e implica redactar esa sencilla línea, nos hace caer en varios “estilos” de malos Asuntos:

• Una sola palabra. Cosas como Hola, Saludos o Consulta no dicen absolutamente nada. Son Asuntos prácticamente nulos. En ese email tanto te puede venir un enlace recomendado de YouTube como una inspección fiscal.
• Una frase imprecisa. Cosas como Últimos cambios excluyen partes o detalles clave del mensaje que dan sentido e interpretan el Asunto. Esto lleva a la confusión y a la obligatoriedad de abrirlo para ver de qué va realmente.
• Reclamos engañosos. Cosas del tipo ATENCIÓN! Tienes que ver esto! Además de caer en el tipo anterior (impreciso), trasladan urgencia mediante mayúsculas y exclamaciones. Lo que suele ser síntoma de que ese mensaje ni es importante ni urgente. Pero nosotros lo abrimos porque nos puede una fuerza superior a la inteligencia: la curiosidad.
• Asunto vacío. Literalmente no se pone nada y el Asunto va en blanco. Este se lleva el premio gordo porque es el equivalente a decir «me importa un huevo tu tiempo, tus prioridades o tu organización; cómete esto majete».

Mejorar su redacción

El Asunto es (casi) la parte más importante de un mensaje. Invertimos minutos en redactar más o menos bien el Cuerpo del mensaje, lo que queremos decir o pedir al otro. Pero a la hora de escribir el Asunto lo hacemos como si pegáramos un sello con la lengua. De mala manera y mirando para otro lado.
De momento no he visto ningún “máster de redacción de Asuntos”. Y no creo que hay que hacerlo. Siguiendo unas reglas elementales y de sentido común se puede mejorar enormemente la comunicación entre nosotros:

1. Escríbelo al final, después de haber escrito primero el Cuerpo del mensaje. Eso te ayudará a sintetizar mejor lo que quieres decir.
2. PIENSA antes de redactarlo. Cinco segundos bastan para elegir mejor tus palabras y ser claro.
3. Incluye las 2-3 palabras clave que conformen una frase clara e inteligible.
4. Reléelo antes de enviarlo y pregúntate: «¿tal como está entiendo yo mismo lo que hay dentro de él?»
5. Como extra, dentro de tu equipo o colaboradores podéis utilizar palabras clave para interpretar mejor cada mensaje que os enviéis entre vosotros.

Aunque seguiremos recibiendo emails mal escritos, con un Asunto mal redactado, yo prefiero esforzarme y hacer bien la parte que me toca, a fomentar la extensión de este mal hábito. Creo que estas cosas se pueden contagiar y mejorar desde lo que hace uno mismo cada día.
— Berto Pena