miércoles, 6 de junio de 2012

El correo-e no es una lista de tareas

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por         el 28 may 2012     >> 

Bandeja de entrada de GMail (haz clic en la imagen para verla a tamaño original)

El correo electrónico es una herramienta de comunicación, no es una lista de tareas ni un almacén de archivos.

Con unas zapatillas de tenis se puede correr una maratón, pero no es lo más indicado, lo ideal es utilizar zapatillas de running para ese menester. De la misma manera, uno se puede apañar para hacer del cliente de correo electrónico una navaja suiza que haga las veces de sistema de organización personal, archivador, agenda... pero no es lo más indicado. Cada herramienta está hecha para desempeñar una función.

Si quieres ser más productivo, utiliza tu cliente de correo electrónico para lo que fue diseñado, para comunicarte enviando y recibiendo mensajes por internet.

No dejes mensajes "enterrados" en tu correo. Si un mensaje requiere una acción, pásalo a una lista de tareas, puedes usar Asana, o simplemente un fichero de texto llamadotareas_pendientes.txt. Si un mensaje contiene algún documento o alguna foto, archívalo en el lugar adecuado, puedes utilizar Dropbox.

Tener la bandeja de entrada del correo a cero produce una sensación de tranquilidad y control difícil de describir, si todavía no la has experimentado te recomiendo que la pruebes.

¿Y tú? ¿utilizas el correo electrónico para comunicarte o es tu "jarrillo de lata"?

viernes, 1 de junio de 2012

Procrastinación (II)

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por         el 22 may 2012     >> 


Ya definimos la procrastinación, el gran enemigo de la productividad independientemente de a lo que nos dediquemos. Ahora quiero dar justo el enfoque contrario, ¿Por qué hay "tareas" en las que no procrastino? ¿Por qué la "productividad" es tan alta? El entrecomillado de "tareas" y "productividad" no es casual, ya que voy a hablar de..... VIDEOJUEGOS. 

Sí, me he dado cuenta que cuando juego soy capaz de concentrarme intensamente, llegando al punto en el que las horas pasan volando y cuando dejo de hacerlo es casi obligado. Vale, podéis pensar, es que eso no es un trabajo, es una afición, un pasatiempo y por lo tanto no se le pueden aplicar los mismo parámetros que a un trabajo pero, ¿qué diferencia una cosa de la otra?



En el fondo, evitar la tan indeseable procrastinación consiste en no dejar de hacer lo que tienes que hacer y eso es precisamente me ocurre mientras juego con la consola. Cuando decido jugar no suelo dejarlo por otra tarea pendiente. Eso hizo que me preguntara: ¿cómo podría aplicar eso mismo para obligarme a terminar lo que realmente quiero terminar (aunque no me guste)?

Quiero mostraros unos consejos para evitarla que descubrí mientras jugaba a la consola (mientras debía estar haciendo otra cosa bien distinta, supongo).

Me di cuenta que mi "productividad" mientras jugaba era muy alta. Estamos de acuerdo en que no es lo mismo un trabajo que un videojuego, así que me hice la siguiente pregunta, ¿Por qué me gustan tanto los videojuegos? Es decir, ¿por qué de todas las tareas pendientes elijo la de los videojuegos? La respuesta fácil sería: porque son entretenidos, porque no son una "tarea" o "trabajo" propiamente dicho. Pero no se trataba solo de eso, había algo mas.

Siempre he pensado que nos guiamos por la "ley del mínimo esfuerzo", como la llamaba un profesor que tuve en primaria. No me refiero que seamos vagos, sino que seguimos las leyes de la termodinámica: "Si le damos a elegir a una bola de billar suspendida a dos metros del suelo que hacer, lo mas probable es que elija caer" Esta elección no significa que la bola sea maleducada o vaga, sino que de todas las elecciones posibles ha elegido la que necesitaba el menor aporte de energía. Quizás le hubiese gustado subir hasta una altura de mil metros, pero ese requeriría de una energía de la que no disponía.

Antes de continuar, debo aclarar que el tipo de juego que me suele enganchar es el RPG (o juego de rol), la saga Elder Scroll o la de Fallout, por ejemplo.

Características Generales:

1. Opciones Posibles claras. El siguiente paso es sencillo
Aún cuando llevemos días o semanas sin jugar, el tiempo de retomar el juego por donde lo dejamos es mínimo. No importa que sea un tipo juego "Sandbox" con varias misiones que se solapan, siempre hay una misión activa y dentro de esa misión activa hay un siguiente paso claro y conciso. Además, en el mundo del videojuego, una vez tomada una decisión, no cuestionamos estas órdenes. ¿Podemos decir lo mismo de nuestro trabajo diario? ¿Tenemos definido el siguiente paso a realizar? ¿Lo ejecutamos sin dudar?
A veces puede ser tan sencillo como dejar anotado que nos queda por hacer, de esta manera cuando volvamos a esa tarea en otro momento (dias o semanas después), no tengamos que volver a releernos todo para llegar a la conclusión de que lo que hay pendiente es añadir fotografías, por ejemplo.

2. Avance medible. Cada paso tiene su recompensa.
Ya sea por medio de puntuación, experiencia, dinero u objetos, se nos premia la finalización de cada paso, por pequeño que sea. En muchos videojuegos tienen la costumbre de añadir un porcentaje de finalización total del juego, algo que es bastante reconfortante, sobre todo si después de varias horas de "trabajo" frente a la consola nos aparece un mensaje de "1% de la aventura completada".

Podemos estar trabajando durante semanas o documentándonos sobre un tema específico a tratar en un capítulo de nuestra novela, pero llegará un momento en el que el aguafiestas de turno (jefe, amigo o pareja) diga: "esto no avanza, ¿qué has estado haciendo todo este tiempo?"
De nuevo parece que la solución es dejar constancia de lo que se ha hecho, de manera que, aunque sea algo solo para nosotros, podamos decir: "Llevo el 37,2% del proyecto avanzado"

3. Retos asumibles, La solución existe.
Casi nadie se plantea que un videojuego no tiene solución. Esta puede ser más o menos sencilla o requerir de pasos previos o no, pero todos partimos de la base que una solución al problema tiene que existir. En los juegos es cierto, pero no siempre en la vida real. Lo que realmente cuenta es la predisposición con la que nos enfrentamos al problema.

Por otro lado, si nos lo llevamos al mundo real la premisa de "siempre existe una solución" también se da, aunque a priori nos parezca lo contrario (como decía mi abuela, todo tiene solución menos la muerte).

Por ejemplo, si mientras estamos viendo un DVD este deja de funcionar, podemos realizar multitud de acciones que van desde comprobar las conexiones eléctricas, hasta comprobar si el disco está dañado, etc... y si todo lo anterior falla podemos llegar incluso a desechar el reproductor y comprar uno nuevo (si nuestra economía no da para más el siguiente objetivo sería ahorrar). Estas acciones nos parecerían normales en un videojuego, pero muchas veces nos vemos abrumadas por ellas en la vida real.


4. No estás solo
Siempre hay alguien que ha jugado antes, existen guías, trucos, etc... La sensación de "trabajar con red" es fantástica. Además, cuando se busca algo relacionado con una misión en concreto, no suelen faltar personas que han pasado por la misma situación.
En la vida real pasa lo mismo, aunque todos pensemos que somos únicos en el universo, nuestras vivencias ya le han ocurrido a muchísimas personas antes que a nosotros. Lo creamos o no siempre habrá alguien antes que nosotros que ha perdido a su mascota, se ha divorciado, ha cambiado la rueda de un coche o ha ajustado la calefacción. Busca apoyo o consejo en los demás.

5. Descanso
En muchas ocasiones tenemos que mandar a nuestro personaje a descansar. Por ejemplo, si nuestro nivel de vida es mínimo es posible que elijamos dormir o consumir algún tipo de alimento sanador ¿hacemos lo mismo con nosotros mismos en la vida real? 
No se nos ocurriría enfrentarnos al monstruo de turno sin el nivel de vida adecuado ni sin la munición necesaria. ¿Hacemos lo mismo con nuestro trabajo? ¿Alguna vez hemos programado una reunión a última hora del viernes aún cuando sabemos que no íbamos a estar en condiciones? 
Por otro lado, también es muy útil saber aprovechar el nivel de energía de cada momento. Por ejemplo, ultima hora del día, estás agotado/a pero solo te queda media hora para salir, no quieres empezar una tarea que seguro vas a dejar a medias.






La destructora de papel siempre me alegra el día
Estaría genial disponer de una lista de tareas pendientes ordenadas por nivel de energía. Por ejemplo para nivel mínimo: destruir los documentos antiguos . También tendrían cabida cosas del tipo: ordenar fotos, buscar información en internet, limpiar el escritorio. Cosas que no requieren muchísima atención y que incluso nos relajen.

 6. Espacio de trabajo.
 No importa lo desordenados que seamos, la pantalla de un vídeo juego siempre nos muestra la información precisa. De esta manera sabemos, con un solo vistazo al inventario, de que  materiales/herramientas/armas disponemos. ¿Podemos decir lo mismo de nuestro despacho/oficina/espacio de trabajo?

Muchos videojuegos tienen la opción "realista" de limitar el peso de lo que puede llevar el personaje, evitando que acaparemos todos los objetos disponibles, por inútiles que nos sean. Llegado al punto de que no puedes acarrear con mas objetos, debes tomar la decisión de deshacerte (tirar, vender....) de aquellas cosas que no vamos a necesitar.

Mira en el cajón de tu escritorio o sobre el, ¿puedes decir lo mismo?

Además, el interfaz del usuario es chulo, si pulsamos un botón aparecen las armas, si pulsamos otros los hechizos todo a mano y manejable, pero dejando espacio para ver lo importante lo que ocurre en la pantalla. Nuestro escritorio o espacio de trabajo debería ser algo parecido, manejable, agradable a la vista y que te permita trabajar en lo importante.

7. Herramientas
Si en un videojuego nos dicen que parar abrir una determinada puerta es necesaria un determinado tipo de llave, no vamos a perder el tiempo intentando abrirla una y otra vez. Simplemente enfocamos nuestro esfuerzo en conseguir la llave. ¿Hacemos lo mismo en el mundo real? 

Por ejemplo, estamos corrigiendo un capítulo de nuestra novela, ya terminado y comenzamos a hacer anotaciones al margen sobre lo que queremos cambiar, subrayamos, tachamos, etc.... Posteriormente debemos procesar esos cambios para modificar el original, ¿no sería mas facil si esas anotaciones estuvieran hechas en color rojo? ¿Cuánto cuesta un boligrafo rojo y cuánto tiempo nos ahorra esa pequeña inversión? ¿O una nota tipo post-it?



8. NO
Una simple palabra que nos puede ahorrar múltiples problemas. En un videojuego la aceptamos sin problemas. "Para acceder al siguiente nivel necesitar 15 puntos de experiencia". Sin embargo, hacemos caso omiso a dichos mensajes cuando nos comprometemos a cosas que no vamos a poder realizar. "Si quieres ayudar a tu amigo en la mudanza, limpiar tu casa y escribir el primer capítulo de tu novela, necesitas, al menos, que el fin de semana sea de cuatro días". Y al final acabamos ayudando a la mudanza, dejando la casa sin limpiar y abandonando una semana mas nuestra novela, lo cual termina en una frustración continúa ante la sensación de no avanzar y de que el tiempo pasa sin que hagamos nada.

9. Historia de fondo
Tenemos a nuestro personaje matando dragones o forzando cerraduras, pero sabemos que ese no es el objetivo en sí mismo, sino que es lo que necesitamos para conseguir salvar a la princesa (o príncipe). En el mundo real, podemos pasar semanas o meses yendo a trabajar porque es nuestra obligación pero olvidando nuestro objetivo último, que puede ser ahorrar para montar nuestro propio negocio, o adquirir la experiencia necesaria para optar a un puesto de trabajo mejor.

10. Obviar lo no importante
O mejor dicho, centrarnos en lo que importa. Por muy realista que pretenda ser un videojuego no nos va a plantear problemas superfluos. Nadie vería lógico un argumento del tipo "El agente especial Jhon Mcflurry se enfrenta a un supervillano que intenta destruir el mundo a la vez que discute con un desconocido en un foro internet sobre si Linux es mejor que Windows".

Muchas veces, (muchas menos de las que debería), me he pregutnado cuando estaba a punto de hacer algo que me iba a llevar tiempo y energía, ¿realmente esto me aporta algo? Y me he ahorrado varias horas de esfuerzo inútil.


Obviamente la lista no está completa (quizás haya parado al llegar al 10), pero es un pequeño resumen de lo que algo tan "improductivo" y mal visto en los tiempos actuales, como puede ser que un adulto juegue a la consola, nos puede aportar en nuestra vida cotidiana.

Mi regla de oro para procesar e-mails

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por  el 31 may 2012     >> 

procesar-emails¿Cuántas veces piensas leer el mismo e-mail? ¿1? ¿10? ¿100? Nos ocurre constantemente:
- ¿A ver qué me dice Fernández? (Abres el e-mail) ¡Ui que difícil! , necesito tener los documentos delante y por los menos una media hora libre. (Lo cierras)
Pero eso no es lo peor, lo peor viene al día siguiente:
¿A ver que me dice Pérez?” (Abres el e-mail)¡Ui que difícil! , necesito tener los billetes de avión delante y el teléfono a mano. (Lo cierras) ¿A ver qué me decía Fernández? [...]
Por eso yo respecto a esto tengo una regla de oro:

Para procesar e-mails: piensa que no vas a volver nunca

Esta es probablemente la causa de uno de los mayores avances que he experimentado en toda mi vida en productividad. Sólo hacer las cosas una vez. ¿Parece simple? Pues resulta difícil de llevar a cabo pero sus resultados son excelentes.
La idea, en palabras claras es, que si te lees un e-mail lo acabas. Y por acabarlo entiéndase, que puedes borrarlo. Eso es lo ideal porque significa una tarea completada y una atadura de menos. Sin embargo, en la realidad nos comportamos al contrario. Una cuenta de correo común es un almacén.
Aunque reconozco que de vez en cuando necesitamos soluciones temporales, éstas suelen ser un estorbo y hay que emplearlas con mucho cuidado para no eternizarnos en ellas. Por eso, el mejor e-mail es el que borras y para eso el enemigo es combatir las situaciones en que no los borras.

Las reglas para procesar e-mails

Existen muchas razones por las que apilar: recuerdos personales, datos importantes, no saber qué hacer con eso, etc. pero tienes que tener dos ideas muy claras:
  1. Si hay algo importante siempre puedes extraerlo
  2. No te puedes permitir el lujo de leer cada e-mail una y otra vez
Por ello, lee tu bandeja de entrada sin dejar un sólo e-mail sin borrar. Si decides procesar tus e-mails de esta forma, no necesitas mucho tiempo, sólo el mínimo por e-mail para extraer lo relevante (que en la práctica son tan sólo unos segundos más que el hecho de leerte el e-mail).
  • Si te trae un archivo adjunto útil, descárgalo.
  • Si te dan la hora de una cita ponla en tu agenda/calendario.
  • Si te piden cierta información apunta la tarea en tu lista de tareas.
Pero al final, sea lo importante que sea el e-mail, tiene que acabar en la papelera. Despoja al e-mail de toda información que le pueda dar valor. Y, acto seguido, deshazte de él.

Olvídate de las excusas

No vale la excusa de lo importante que sea el e-mail. Un e-mail importante lo es porque contiene algo importante. Desubre que es y extráelo. De aquellos que ni siquiera sean importantes, no necesitas nada. Puedes borrarlos directamente no vaya a ser que confundas lo urgente con lo importante.
Una vez que hayas logrado eso, no sólo tendrás una bandeja de entrada vacía capaz de recibir nuevos correos, sino que además habrás aislado la pieza clave para acabar la tarea del e-mail. Pero a diferencia de antes, esta vez no necesitarás leerte de nuevo un e-mail lleno de cosas inútiles para encontrarla.
¿Qué te parece la técnica? ¿Te crees capaz de leer tu bandeja de entrada y no dejar ningún e-mail detrás?


El problema de hacer lo que debes hacer

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por  el 15 may  2012     >> 

Get Things Done me ayuda a ordenar mi actividad y a planificar lo que debo hacer. Más allá de organizar mis asuntos y evitar que me olvide de mis compromisos hay momentos donde se me queda corto. Uno de estos momentos es la hora de HACER, cuando tengo que acabar con mi lista de próximas acciones hay ocasiones en que se me quedan varadas algunas de ellas. Se quedan allí, a veces durante semanas y no me las puedo quitar de encima.
GTD te da la infraestructura para gestionar el flujo de trabajo, pero cuando estás mano a mano con lo que tienes que hacer debes ir más lejos de las pautas establecidas por el sistema. Es imposible que ningún método se adapte a cada una de las peculiaridades de tu realidad, dedicamos pues unas líneas a repasar que podemos hacer para acabar con nuestras acciones, incluso aquellas que se nos resisten.
Imagen vía MrPessimist bajo licencia Creative Commons
Hace semanas que trato de innovar al respecto. Posts sobre Autofocus de Jerónimo Sánchez (el gachupas) y de Omar Carreño (Análisis Realista) me han dado una nueva perspectiva sobre el tema.

martes, 29 de mayo de 2012

Hay más trabajo que horas

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por       el 19 abr 2012     >> 

Una de las preguntas después de mi charla en el Coctels&Blocs fue cómo me organizo las listas de tareas. Independiente de si utilizas el GTD, el autofocus u otro sistema de productividad: es más fácil añadir tareas constantemente que conseguir que se termine toda la lista.
Así que antes de añadir algo nuevo, le pregunto a mi agenda: ¿Qué es lo importante?
Tu agenda sabe exactamente cuáles son los proyectos que más te inspiran. El tiempo que inviertes en cada una de las actividades es un indicador bastante fiel de tus preferencias, ya sean conscientes o no. Saca tu agenda y revisa a qué te has dedicado durante las dos últimas semanas: ¿cuántas horas dedicaste a tus aficiones? ¿Cuántas a tu pareja o a tus amigos? ¿Cuántas horas tuviste para procrastinar, pensar y jugar sin planificar? ¿Y estás de acuerdo con las prioridades que te muestra tu agenda?

¿Piensas o haces?

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por      el 05 mar 2012     >> 

Pensadores y "hacedores"



“Los pensadores piensan y los hacedores hacen. Pero hasta que los pensadores hagan y los hacedores piensen, progreso no será más que otra palabra más en nuestro sobrecargado vocabulario.” ~ François de La Rochefoucauld
Existe una dicotomía tradicional que divide a las personas en dos grupos, thinkers y doers. Los pensadores son personas creativas, siempre abiertas a nuevas ideas para cambiar o mejorar la forma de hacer las cosas. Les gusta inventar y experimentar, y son buenos empezando proyectos. Los hacedores—o emprendedores o actores—, son personas con capacidad para ejecutar acciones. Saben utilizar de forma eficiente procesos que ya conocen, y son buenos finalizando proyectos.

¿Puede ser Urgente pero No Importante?

Artículo obtenido del blog:   
Publicado por      el 14 abril 2012     >> 

La decisión de ejecutar o no una determinada tarea requiere que meditemos aunque sea de manera muy rápida sobre la conveniencia o no de hacerla. Sus niveles de urgencia e importancia son variables que podemos usar para realizar la elección. Ahora, si algo es urgente, ¿puede no ser importante?