El secreto de un día productivo

Artículo obtenido del : club el gachupas    al que estoy asociado

Publicado por Jero Sanchez  el 23 nov 2011 

Hay muchos trucos y técnicas que me ayudan a ser productivo todos los días, pero si tengo que destacar una sobre todos los demás, esa sería mi rutina de puesta en marcha matutina. Hoy te quiero compartir esta rutina porque sé que, si la pones en práctica, vas a notar una mejoría abismal en tu productividad. ¿En qué consiste esta rutina? Básicamente en asegurarme de que hoy daré, al menos, tres pasos para conseguir mis metas. Generalmente la llevo a cabo a primerísima hora de la mañana, antes incluso de salir de casa, o si las circunstancias me obligan a ello, la noche anterior antes de irme a dormir. Sinceramente, no importa cuándo la hagas --cada uno tiene sus preferencias--, siempre que la hagas de manera sistemática y antes de empezar tu día productivo. Veamos uno a a uno y en detalle los cuatro pasos que componen mi rutina:

Hay más trabajo que tiempo

Artículo obtenido del blog:  el canasto
Publicado por Jeroen Sangers  el 15 nov 2011     >> Ver artículo original

El problema fundamental de mucha gente que quiere mejorar su productividad personales el hecho de que hay más trabajo que tiempo. Un trabajador de conocimiento con ganas de hacer cosas puede llenar cada día 30 horas sin problema.

Cuando esta persona empieza a aplicar el flujo de trabajo de GTD a su vida notará una mejora en el nivel de control sobre su vida. No obstante, todavía no ha solucionado el problema fundamental. Eso queda muy claro después de haber usado el flujo de trabajo durante unas semanas. Si después del primero vacío mental tenía 100 acciones en sus listas, después de haber procesado todas sus ideas y otro material durante unas semanas, seguramente llegará a tener 150 acciones. Simplemente porque hay más trabajo que horas.

Hay dos soluciones para este problema, y ambos requieren tener claro cuáles son lasprioridades. Porque si hay que eliminar tareas de la lista, lo mejor es solo dejar las tareas importantes. Para mi, una tarea es prioritaria si me ayuda a lograr mis objetivos. Entonces, para tener criterios en la elección de tareas importantes, primero hay que establecer los objetivos a corto y largo plazo. Es decir, hay que trabajar en la perspectiva, el segundo pilar de Getting Things Done. Una vez que el trabajador de conocimiento tiene claro cuáles son sus áreas de enfoque, objetivos a corto plazo, visión a largo plazo y propósito, puede usar estos datos para filtrar sus tareas.

CONTROLA LAS DISTRACCIONES

Artículo obtenido del blog:  análisis realista, productividad y minimalismo

Publicado por Omar Carreño  el 20 oct 2011     >> Ver artículo original

 octubre 20, 2011  Omar

Esta es la segunda entrega de la serie Asumir el Control Productivamente, en la primera entrega vimos que debemos conocer aquellas cosas a las cuales asignarles una tarea, antes de pasar al punto de cómo hacerlas debemos aprender a Controlar las Distracciones.

Si no podemos alejar las distracciones de nuestra vida, por más intención que tengamos en hacer nuestros pendientes, no tendremos el tiempo necesario para desarrollarlas.

Son los pequeños trucos y modificaciones en los hábitos los que paulatinamente nos ayudarán a afrontar nuestras tareas o próximas acciones, estos trucos inician con el control de nuestra concentración productiva, que se entiende como el momento en el que efectivamente tenemos todos nuestros sentidos dispuestos a realizar una actividad.

Hay un secreto fundamental para todo esto y se llama la autodisciplina, nadie se va a beneficiar más de asumir el control de su vida que uno mismo, pero es algo que debemos reconocer y valorar.

Todos sabemos lo fácil que es distraernos, ¡Caramba si podemos ser expertos en eso! Mipropuesta es: Ya anotaste tus pendientes, ahora anota tus distractores y escribe también tus posibles soluciones a ellas.

Lamentablemente es tan fácil perder el control, imagínate con un simple movimiento de nuestro dedo índice sobre el botón del mouse y ya nos perdimos en la magnificencia de Internet, pueden ser desde 5 minutos hasta dos horas sin parar.

10 ASPECTOS A CONSIDERAR PARA HACER

Artículo obtenido del blog:  análisis realista, productividad y minimalismo

Publicado por Omar Carreño  el 27 oct 2011     >> Ver artículo original

 octubre 27, 2011  Omar

Este es el tercer artículo de la serie Asumir el Control Productivamente y tras haber analizado la forma para controlar las distracciones hemos llegado a un punto sumamente importante que es Hacer.

La única forma de lograr hacer las cosas que tenemos pendientes es mediante una acción física o mental, que nos lleve a lograr el resultado esperado.

¿Qué ocurre cuando no tenemos una lista de control que nos oriente sobre nuestros pendientes? Simplemente que podemos tener muchos ánimos por iniciar pero no hay un rumbo definido.

Y por otro lado si buscamos completar algo, pero tenemos muchas distracciones externas, entonces llegamos a un punto en el que debemos gestionar nuestras actuaciones y ponernos límites.

Hacer implica desde realizar los actos inconscientes que llevamos a cabo al momento de despertarnos hasta las actividades más complejas de nuestro día. Aquí la diferencia radica en que unos actos están encaminados a resultados específicos y otros al simple hecho de vivir.

DELEGAR EFICIENTEMENTE

Artículo obtenido del blog:  análisis realista, productividad y minimalismo

Publicado por Omar Carreño  el 10 nov 2011     >> Ver artículo original

 noviembre 10, 2011  Omar

Se delega la ejecución más nunca la supervisión

Este es el cuarto artículo de la serie Asumir el Control Productivamente y aquí analizaremos un aspecto sumamente importante para poder mejorar: Delegar eficientemente.

Muchas veces nuestro ego nos lleva a sentir que nadie podrá hacer las cosas de la forma en la que a nosotros nos gusta que se hagan, eso nos vuelve acaparadores de trabajo y llegamos a un punto en el que queremos resolver hasta el más mínimo problema que se presente, porque nos consideramos la persona más idónea para hacer todo.

Esta situación nos va presionando, nos lleva a saturarnos de actividades que no son fundamentales y perdemos el enfoque en lo que es verdaderamente importante, sólo por el temor a que las cosas no se hagan bien.

Si buscamos asumir el control productivamente debemos empezar por aprender a delegar de la misma forma, como dice la frase al inicio del artículo, se delega la ejecución, más nunca la supervisión, este será tu objetivo de responsabilidad.

Es imprescindible aprender a confiar en los demás, tal vez no hagan las cosas exactamente igual que uno, pero por eso es importante capacitar y formar a quienes laboran con nosotros, la verdadera esencia del trabajo en equipo radica en respetar la opinión del otro y hacer valer los criterios adecuados para que la tarea se cumpla eficientemente.

La gestión del tiempo tiene que ver con la forma en la que administramos nuestras tareas y si no nos atrevemos a delegar en otro la ejecución de un cierto proceso, viviremos siempre atorados en presiones y límites de entrega.

Aquí menciono algunos puntos para delegar eficientemente:

• Comparte toda la información.
• Agenda recordatorios que te permitan evaluar el avance y la entrega de la tarea delegada.
• No escatimes esfuerzos en enseñar, la capacitación es lo más importante.
• No exageres en cuestiones de estilos, todo mundo tiene el suyo.
• Sé paciente, las primeras veces siempre habrá errores es lo más normal del mundo.
• Formaliza todas tus instrucciones, de esta forma quedan antecedentes de los que esperas realmente.
• No obvies ningún aspecto, si quieres que las cosas salgan bien instruye hasta el mínimo detalle.
• Aprovecha eficientemente el tiempo libre que te quede.

Estas son algunas ideas que funcionan para delegar saludablemente, eliminar presiones y evitar la saturación.

Mi Análisis Realista del día de hoy es: Aprender a delegar con eficiencia nos ayuda a llevar una vida más saludable y relajada, ya que así podremos enfocarnos en lo que es verdaderamente importante para nosotros.

Omar Carreño

Citas con uno mismo

Artículo obtenido del blog:  el canasto

Publicado por Jeroen Sangers  el 6 nov 2011     >> Ver artículo original

Si un cliente te llama para tener una reunión contigo, el sitio más lógico para apuntar estecompromiso es tu calendario. Todos sabemos cómo utilizar el calendario para nuestras citas. No obstante, conozco muy pocas personas que usan el calendario también para citas sin otras personas involucradas.

Usamos nuestras agendas para bloquear tiempo para los demás, pero no hacemos lo mismo para nosotros mismos. ¿Acaso no necesitamos tiempo para nuestras propias cosas?

Cuando explico a mis clientes de consultoría que la única forma de hacer el Repaso Semanal semanalmente es mediante una cita en el calendario siempre me miran con los ojos grandes. Nunca han pensado en usar el calendario para citas con ellos mismos.

En la mayoría de las oficinas es muy difícil trabajar sin interrupciones. Si realmente tienes que concentrarte en una acción durante una hora, lo mejor que puedes hacer es reservar una sala de reuniones y finalizar la tarea allí. Mi consejo es planificar todas las tareas que requieran más de media hora sin interrupciones en el calendario.

Es clave tratar los compromisos con uno mismo con la misma seriedad que las citas con tus clientes.

Archivado en Productividad | Etiquetas: calendario, interrupciones, tiempo, timeboxing

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