El secreto de un día productivo

Artículo obtenido del : club el gachupas    al que estoy asociado

Publicado por Jero Sanchez  el 23 nov 2011 

Hay muchos trucos y técnicas que me ayudan a ser productivo todos los días, pero si tengo que destacar una sobre todos los demás, esa sería mi rutina de puesta en marcha matutina. Hoy te quiero compartir esta rutina porque sé que, si la pones en práctica, vas a notar una mejoría abismal en tu productividad. ¿En qué consiste esta rutina? Básicamente en asegurarme de que hoy daré, al menos, tres pasos para conseguir mis metas. Generalmente la llevo a cabo a primerísima hora de la mañana, antes incluso de salir de casa, o si las circunstancias me obligan a ello, la noche anterior antes de irme a dormir. Sinceramente, no importa cuándo la hagas --cada uno tiene sus preferencias--, siempre que la hagas de manera sistemática y antes de empezar tu día productivo. Veamos uno a a uno y en detalle los cuatro pasos que componen mi rutina: 1. Procesar las bandejas de entrada Este paso es fundamental, y marca la diferencia en toda la rutina. No podemos decidir de qué nos vamos a ocupar hoy si no tenemos un inventario actualizado de todo lo que tenemos que hacer. Así que lo primero es vaciar todas mis bandejas de entrada, una a una. Casi todas mis bandejas son digitales y accesibles desde mi iPhone: notas de texto, correo electrónico, notas de voz, lista "Bandeja de entrada" en Things, etc. Eso me permite elegir el momento y lugar para ejecutar la rutina de puesta en marcha. Lo único que no siempre puedo procesar a voluntad son las bandejas físicas. Por eso, hace tiempo que adquirí la costumbre de vaciarlas antes de terminar el día --al menos la del trabajo--, añadiendo los recordatorios correspondientes a mis listas y el calendario. De esa forma me aseguro de que siempre estoy a la última. Si tienes muchas bandejas de entrada y te quita mucho tiempo, empieza por elegir las dos o tres más importantes, y asegúrate de vaciarlas todos los días. En cuanto puedas, intenta revisar el resto de tus bandejas, y aseguráte de reducir su número todo lo que puedas. Ello facilitará mucho esta rutina. 2. Revisar el calendario Aunque suelo tener una visión general bastante buena de todos mis compromisos, fruto de la revisión semanal, cada día repaso lo que estoy comprometido a hacer en las próximas horas, sí o sí. Y eso incluye los fines de semana. Primero para reforzar el compromiso que adquirí --dejarlo para otro día no es una opción--; segundo para tener en cuenta posibles cambios producidos después de la última revisión semanal; y tercero, porque necesito saber cuántos bloques de tiempo de libre disposición tengo por delante, y la duración de cada uno de ellos. Mentalmente tiendo a visualizar el día en bloques de 30 minutos, que es la unidad de trabajo que considero mínima. Si conoces la técnica Pomodoro, te habrás dado cuenta de que esos 30 minutos coinciden justamente con lo que dura cada bloque de trabajo Pomodoro con su correspondiente descanso de 5 minutos. No es casualidad. En otro correo te enseñaré cómo aplico esta técnica desde hace unos meses. Identificar estos bloques me ayudará a hacer una micro planeación en el paso 3. Por cierto, te recuerdo que el calendario sólo debería tener los compromisos fijos con fecha y hora que hayamos contraído, o los recordatorios de caracter meramente informativo --como por ejemplo los cumpleaños, el comienzo de una feria o el fin de un plazo--. No es el lugar para planificar el trabajo. 3. Elegir las tareas clave Una vez tengo actualizadas todas mis listas, y sabiendo qué bloques de tiempo tendré disponibles durante el día, procedo a elegir de 3 a 5 próximas acciones y las anoto en un papel --mi hoja de trabajo Pomodoro, que te compartiré en mi próximo ebook--. Este acto me ayuda a hacer un compromiso firme de sacarlas adelante, cueste lo que cueste, porque sé que van a marcar la diferencia en mi trabajo y en la consecución de mis objetivos. Cuando selecciono las tareas clave siempre dejo al menos un 40% de tiempo disponible para trabajar en otras cosas, imprevistos o próximas acciones de mis listas. Esto es muy importante. De no hacerlo corro el riesgo de que algunas tareas terminen haciéndose urgentes y generen más estrés del necesario. Algunos días necesito centrarme casi exclusivamente en una sóla área de responsabilidad, por lo que elijo todas las tareas relacionadas con un único proyecto. Pero a lo largo del tiempo intento matener el equilibrio, eligiendo tareas de todos los proyectos activos para que todos vayan marchando como deben. Esta micro planeación es la única planificación que realizo --por cierto, ¿ya te he dicho que el calendario no es el lugar para planificar?--. Planificar pensando sólo en las próximas 12 horas me permite limitar el impacto de los imprevistos. De hecho, rara vez he incumplido mi micro plan diario por culpa de los imprevistos --y sí por mi propia indisciplina, pero esa es otra historia--. ¡Ah! Y otra cosa importante: no te dejes llevar por la emoción del momento ni sobreestimes tu capacidad de sacar adelante el trabajo. Nunca elijas más de 5 próximas acciones clave. Es más, te recomiendo que empieces a construir tu rutina eligiendo sólo una cada día. Puede que al principio te parezca demasiado poco, pero es preferible. Cumplir con tu micro plan diario durante varias semanas seguidas te ayudará adesarrollar el habito más fácilmente. Luego puedes ir ajustando el número de tareas clave, conforme vayas adquiriendo experiencia calculando tiempos y evaluando tu verdadera capacidad para hacer las cosas. 4. Ponerme en marcha Por último, con el calendario en una mano y la hoja de trabajo en la otra, el último paso es aislarme de todo y de todos. Pongo en marcha el reloj de mi Pomodoro virtual en el iPhone, y trabajo durante los primeros bloques de tiempo totalmente concentrado. Si puedo, empiezo en casa antes de salir para la oficina. Me gusta madrugar y aprovechar las horas más tranquilas del día. Una hora, de 6 a 7 am, son dos bloques de trabajo muy valiosos. Casi siempre suelo emplear este tiempo para proyectos personales, pero si la situación lo requiere, no dudo en hacer también algo del trabajo. La sensación de llegar a la oficina sabiendo que ya has terminado una tarea importante no tiene precio. No creo que haga falta decirte que antes de empezar cierro correo, clientes de Twitter y Facebook, navegador de internet y cualquier otra cosa que pueda interferir en mi concentración. Tanto en el ordenador como en mi iPhone. Afortunadamente no tengo problemas con el móvil, pero si tú eres de los que recibes llamadas continuamente, también es buena idea dejarlo en modo reunión. Algunas veces consigo terminar todas mis tareas clave durante los primeros 4 bloques de trabajo --alrededor de las 11 de la mañana--, y me siento... ¡radiante! La mayoría de las veces no lo consigo, pero al menos tacho una o dos tareas de la lista. Eso me da la motivación necesarias para afrontar el resto de la jornada de buen humor, y con la sensación de que hoy está siendo un día productivo. ¿Qué te parece? Seguro piensas que se trata de una rutina muy sencilla, y verdaderamente lo es. Pero créeme, requiere de disciplina para que funcione. Si ejecutas estos 4 pasos de manera sistemática, tal y como te lo propongo, todos los días de la semana, te aseguro que notarás la diferencia rápidamente. ¡Pruébalo! Y luego me mandas un correo para contarme cómo te ha ido. ;-) Un fuerte abrazo / Jero