Vivimos en una época extraordinaria, donde muchas cosas ya pueden tener una existencia digital sin perder valor ni encanto. Fotos, periódicos, libros, música, facturas, documentos de todo tipo… Sin embargo, aún seguimos guardando copias físicas de casi todo. Por supuesto, hay ocasiones en que mantener copias en papel es necesario, pero según mi propia experiencia, la mayor parte de las veces no es así.Reduciendo el volumen de papel que guardamos podemos ser más productivos, ayudar a conservar el medio ambiente y usar menos espacio en casa y en la oficina. Son motivos más que suficientes para intentarlo, ¿no?
Estas son mis 7 claves para reducir tu archivo de papel:
1. Organiza un sistema de archivo digital efectivo. Mediante una estructura de carpetas sencilla y un buen programa de búsqueda del tipo Microsoft Search (gratuito), encontrar lo que necesitas en tu ordenador es rápido y sencillo. Compara los 5-10 segundos que tardas en encontrar algo en un ordenador, con el tiempo que tardarías en encontrar un documento que hace más de 8 meses que no utilizas, escondido en alguna carpeta de tu archivo de papel (ya no digamos si estás en la oficina y el documento que necesitas está en casa).
2. Pide a los demás que te envíen los documentos en PDF. Por ejemplo, la mayoría de los bancos hoy en día te dan la opción de enviarte los estados de cuenta por correo electrónico en lugar de correo postal. También puedes solicitar a tus clientes, proveedores y compañeros de trabajo que te hagan llegar todos los documentos que sea posible en formato digital, en lugar de correo o fax.
3. Digitaliza todos los documentos que puedas. Digitaliza cualquier folleto o documento que quieras conservar como referencia, y guárdalo en tu archivo digital. Si tienes documentos viejos que quieres conservar, y no necesitas las copias originales por razones legales o fiscales, digitalízalos también. Verás cómo se reduce tu archivo de papel a cotas que ni imaginabas. (Para motivarte sólo te diré que mi archivo de papel cabe en un pequeño archivador de plástico con asa en la parte de arriba, que puedo mover de un sitio para otro sin problemas.)
4. Imprime tus documentos en PDF. Con programas comoPDF Creator (libre y gratuito) puedes generar cualquier documento en formato PDF en lugar de imprimirlo en papel. De esa forma podrás “imprimir” digitalmente los resguardos de tus compras en Internet, los movimientos en el banco y cualquier otro documento que quieras conservar.
5. Tira todo lo que no necesites. Sé objetivo y sincero contigo mismo. Seguro que hay muchas cosas en tu archivo de papel que ya no vas a volver a usar y sólo está ocupando valioso espacio. ¿De verdad quieres guardar el recibo de la luz de hace 3 años? ¿Cuándo fue la última vez que revisaste los apuntes de la universidad o, peor aún, del instituto? ¿Y el informe de ventas de hace 7 meses? Si tienes dudas o no te atreves, al menos digitalízalo, y trata que el próximo recibo que te llegue, o el proximo informe que te envíen, sea en formato digital.
6. Tira todo lo que puedes volver a obtener. Piensa si no tendrás documentos que, llegado el caso, puedes volver a obtener de algún modo, ya sea descargándolo de Internet o pidiéndoselo a un compañero de trabajo o amigo. Si es así, ¿qué hacen ocupando espacio en tu archivo?
7. Tira todo lo que no has usado en los últimos 6 meses. Reconozco que esto es un poco drástico, pero por experiencia te digo que lo que no has usado en 6 meses, es difícil que lo vayas a volver a utilizar (quedan excluidos de esta regla los documentos llamados “importantes”, como documentación de proyectos, y cualquier documento oficinal, legal o fiscal). Esta es una regla especialmente útil para los papeles del trabajo. Un compañero de oficina me enseñó esta regla hace 15 años; la llevo aplicando desde entonces y jamás me ha fallado
¿Cómo de grande es tu archivo de papel? ¿Haces uso de las herramientas digitales para reducir el tamaño de tu archivo físico? Déjanos tus experiencias e ideas en un comentario.
Foto por Rui Rodrigues
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