Cómo crear un planning eficaz (2ª parte)

Artículo obtenido del blog:   Técnicas de Organización
Publicado por Iago Fraga el 28 ene 2012     >> Ver artículo original

Experimentar es la única manera de adaptar
progresivamente tu organización a tus necesidades

En la primera parte de este artículo explicaba tanto cómo se deben usar los plannings, como los diferentes tipos y las situaciones en las que cada uno es ideal.

Ahora bien, para llegar a hacer lo que describas en tu planning, hay ciertas limitaciones de las que debes ser consciente, lo que me trae de vuelta al experimento que hice para descubrir de dónde venían todas esas fugas de tiempo y por qué mis previsiones iban tan desencaminadas.

Mi experimento

Como sospechaba de un exceso de optimismo en mis plannings, decidí empezar un experimento muy simple. En vez de tirarlos a la basura al día siguiente, decidí dejar un espacio amplio para marcar en rojo al lado la ejecución real del día. Es decir donde en el planning ponía “8:00 Hacer tarea A” yo ponía al lado “8:23″ si me retrasaba 23 minutos.

Las conclusiones me dejaron KO.

Entre los 4 a 6 bloques perfectamente ordenados de mi planning empezaron a aparecer retrasos por todos lados. De hecho al tercer día, indignado, empecé a apuntar los motivos.

15 minutos perdidos al levantarme, 12 minutos de lavar los platos, 8 de ordenar un poco la habitación, etc. ¡Estaba ignorando por encima de 1 hora de tareas diarias de mantenimiento! La mayoría de las cuales además no son evitables o son interrupciones impredecibles.

He de añadir además, que cuando hice el experimento ya aplicaba una parte importante de las técnicas que describo en este blog, con lo que Facebook, Gmail, internet en general y muchas distracciones importantes no figuraban para nada entre las interrupciones.

La conclusión principal del experimento fue que el impedimento principal para cumplir un planning era que, antes de empezar, cada día tenía cerca de una hora de lastre no tenido en cuenta al que me debería sobreponer.

Si me sobreponía al lastre hacía un día normal, sino: fracaso. Estaba involuntariamente dentro delparadigma del portero incluso cuando era completamente consciente de que se debe evitar siempre trabajar en esas condiciones.

4. La reacción: conócete y se realista

Visto lo visto, tocaba cambio de mentalidad. Necesitaba pasar de los plannings super-optimistas que plasmaban el trabajo que me gustaría hacer por plannings que fuesen herramientas afinadas capaces de sacar lo mejor de mí. El cambio pasa por dos aspectos:

• Identificar mis disponibilidades estimando mi volumen normal de trabajo (el ritmo que puedo mantener contando eficacia e imprevistos).
• Incentivarme al máximo para intentar convertir los días “normales” en “muy buenos”.

Estas son las dos cosas más importantes para hacer plannings que sean factibles y adaptados a ti. Hacer plannings que no puedes cumplir es completamente inútil. Si ves que con tu ritmo normal no te llega para completar una meta, la solución pasa por darte cuenta e incentivarte, nunca por crearte falsas expectativas con plannings imposibles.

Para llegar a identificar cuántas horas puedes trabajar y cuántas en general deberás dedicar a diario a tareas de mantenimiento e imprevistos, puedes repetir exactamente el mismo experimento. Tus medidas son personales y no te valen las de otro ya que cada uno tiene un ritmo de trabajo diferente.

Los incentivos de las segunda conclusión, puedes sacarlos de partes de trabajo previstas para el día siguiente, que en caso de acabar pronto puedes hacer con un día de antelación. De este modo, el día siguiente podrás poner otra cosa en el planning y acumulando estas ventajas llegarás antes a tu objetivo (y te prepararás contra imprevistos).

Por último, recuerda que el conocerte bien, es una de las claves para mantener constantemente el control de tu organización.

5. Extra: mi truco personal

Con lo visto hasta ahora ya tienes suficientes elementos como para ser bastante realista con tus plannings. Aún así, mi experiencia me dice que una parte de los comportamientos improductivos son cosas que consentimos voluntariamente. Dicho de otro modo, de vez en cuando, somos nosotros mismos los que saboteamos nuestro propio trabajo.

Como eso no podemos cambiarlo, vamos a tener que aprender a lidiar con ello. Y lo que te propongo no es otra cosa que una aplicación de lo que ya te conté en su momento sobre cómo gestionar las derrotas.

Múltiples puntos de entrada

La idea es la siguiente: vamos a dividir el planning del día con líneas intermedias. Esas líneas, a las cuales llamo puntos de entrada, van a comportarse exactamente igual que el principio del día.

En cuanto llegue la hora miras el planning, ves el siguiente bloque y te pones a hacerlo dejando lo que sea que estuvieses haciendo hasta entonces. Si lo habías acabado perfecto, es el caso ideal. Si no, cortamos la tarea en las mejores condiciones en cuestión de minutos y pasas a la siguiente.

Esta técnica consigue en primer lugar ponerle un máximo a las pérdidas de tiempo (en ninguna tarea perderás más que hasta la línea). Y segundo, tu planning seguirá siendo útil aunque empieces mal porque tú, a cada línea, vas a volver a estar sincronizarte con él.

Puede parecer una aberración pero en realidad no lo es. Recuerda que estamos hablando de un planning. Un planning se hace sólo cuando tenemos mucho trabajo en poco tiempo. Y si una tarea se está prolongando demasiado, es ésa y no otra la que debería quedar sin rematar.

Esta técnica además extermina eficazmente el perfeccionismo porque te dirá exactamente cuando se acaba el tiempo para incluir más detalles.

Concluyendo

Técnicas como la última consiguen mantenerte motivado al minuto y sacan muy buenos resultados. No en vano, tendrás metas volantes cada 3 o 4 horas que te indiquen si vas o no con retraso.

Lo admito, esta técnica puede resultar muy exigente pero eso es lo que necesitas cuando haces un planning. Por eso te repito, acabando como empecé, que cuando no lo necesites realmente, no deberías hacer un planning. Confío en que sabréis usar este recurso sólo cuando sea necesario. Por cierto, ¿cuándo fue la última vez que hiciste un planning?

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