¿Es un imprevisto o una urgencia?

Artículo obtenido del blog:     Think Wasabi
Publicado por  Berto Pena  el 28 ene 2012     >> Ver artículo original

Hace no mucho un amigo hablaba conmigo y se quejaba de la cantidad de urgencias e imprevistos que padecía en su trabajo, y lo mucho que afectaban a su Productividad. Yo le dije algo que he aprendido a base de años y tropiezos: la mayoría de las urgencias no son urgencias y los imprevistos son parte normal del trabajo.

Somos malísimos detectando urgencias. Mejor dicho, creemos que cualquier imprevisto es una urgencia. A cualquier tarea, encargo, petición o marrón que llega y no estaba escrito en el plan de día, automáticamente le ponemos el sello de “urgente” sin valorar, realmente, si lo es o no. Usamos la palabra “urgencia” con sonrojante facilidad, presas de un infantil pánico que proviene de un practicar cada vez menos un hábito esencial: pensar.

«Tú no conoces mi trabajo Berto, está lleno de imprevistos», me decía mi amigo. «Enséñame un trabajo que no tenga imprevistos y te doy un millón de euros», le repliqué yo.

En todos los trabajos hay imprevistos. Por eso se llama “trabajo”. Si no hubiera imprevistos se llamaría familia, felicidad o tarta de chocolate. Los imprevistos forman parte del día a día tanto como las tareas, las reuniones o el Email. Pero NO todos los imprevistos son urgencias. De hecho, la inmensa mayoría de las autoimpuestas urgencias que machacan nuestro plan de trabajo (objetivos) son imprevistos con los que podríamos lidiar si tuviéramos claro qué es una cosa y qué es otra.

Voy a hacer una definición improvisada de ambos. Fíjate la (enorme) diferencia que hay entre los dos…

Un imprevisto es una tarea extra con la que no contabas en tu planificación y que puedes hacer a lo largo del día si encuentras un poco de tiempo. Es una tarea complementaria, de impacto menor en tus objetivos que no amenaza tu plan de trabajo para el día.

Una urgencia es una tarea extra con la que no contabas en tu planificación para la que necesitas mucho tiempo, atención y ritmo de trabajo. Es algo que te obliga a parar en seco lo que estés haciendo para atenderlo de inmediato. Es una tarea importantísima, de gran impacto para tus objetivos, que literalmente puede tirar a la basura tu plan de trabajo para ese día.

Saber distinguir si algo es un imprevisto o una urgencia es, en primer lugar, algo de sentido común. Pero todos sabemos que el sentido común es lo primero que perdemos cuando cruzamos la puerta de la oficina. Nos encanta el drama, nos ahogamos en vasos de agua, nos olvidamos con mucha facilidad de nuestros objetivos y nuestro plan del día. Y ahí, justo ahí, en esos objetivos escritos en forma de tareas, está lo que persigue tu Productividad Personal: trabajar y esforzarse y ver resultados.

Es cierto que no siempre somos nosotros los que generamos esa falsa urgencia: «Oye, tienes que hacerme esto porque es urgentísimo». En esos casos somos tan “culpables” como el otro. Por dejarnos contagiar por el drama, la irreflexión o la mala planificación de la otra persona. Muchas, muchas, muchas de las urgencias que nos contagian los demás son solo imprevistos que podemos hacer y terminar si los identificamos bien. Si pensamos. Si actuamos y trabajamos como profesionales y no como dibujos animados.

La próxima vez que llegue un imprevisto párate a pensar. Contén tu primer impulso de calificarlo como urgencia y considera serenamente qué es realmente ese imprevisto. Tu siguiente acción será proporcionada, se ajustará a la realidad y reducirás el número de días en los que tienes que romper tu plan y resultados.

— Berto Pena