Productividad sin estrés. Retorna el equilibrio a tu rutina

Artículo obtenido del blog:   David Torné 2.0 Productividad y desarrollo
Publicado por David Torné el 28 ene 2012     >> Ver artículo original

Muchachos, hay cosas que no funcionan. Después de diseñar un planning de actividades, ponerlo en marcha y acostumbrarte a la nueva rutina hay cosas que no encajan. Los imprevistos, y lo que no va como tú pensabas, hacen que los engranajes de tu rutina se vayan desencajando gradualmente hasta que te das cuenta que vuelves a estar en medio de un charco con el agua hasta las rodillas. Ha llegado el momento de hacer un vistazo a tu rutina y buscar los puntos que pueden generar un desequilibrio que permita reconducir la situación.

Imagen de alancleaver_2000 via photopin bajo licencia Creative commons

¿Qué es lo que suele fallar?

¿Qué es lo que requiere de tu atención y pide una inversión de tiempo que no estás dispuesto a asumir? Te has de cuenta que antes de asumir nuevos compromisos, introducir nuevas actividades, y embarcarte en nuevas aventuras tendrás que renunciar a algo que actualmente ocupa tu tiempo. Y cuando digo abandonar, quiero decir completar el proceso de análisis de lo que tienes entre manos, valorar que representa para ti y para la consecución de tus metas, tomar la decisión de dejarlo, y cerrar el tema definitivamente.

Muchas veces, sobre todo si hay terceras personas implicadas, puede resultar difícil hacer entender la decisión. Otro problema es el autoengaño de pensar que podemos con todo, ignorando el tiempo que deberíamos reservar para disponer de un margen prudencial en nuestra jornada para asumir imprevistos, o para invertirlo en nosotros o en nuestra familia (tiempo de calidad lo llaman).

Si añadimos lo que nos van proponiendo una vez rediseñada nuestra rutina, ya tenemos la receta para el desastre. El arte de decir no resulta imprescindible para no caer en el estrés y la angustia de no llegar allí donde nos proponemos.

¿Qué puedes hacer para solucionarlo?

Lo ideal sería eliminar aquellas actividades que representan un dispendio de tiempo y energía, sin representar un retorno significativo. Pero evidentemente las cosas no son blanco o negro, sino una escala de grises. Para las actividades que impliquen terceras personas, el kit de la cuestión es no cerrar la puerta a futuras colaboraciones. Tanto por decisiones que tengas que tomar en grupo, como para aquellas que tomes tú solo, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Lo puedo eliminar? ¿Puedo prescindir de la actividad en mi rutina sin una gran repercusión en mis objetivos, mis relaciones profesionales (o personales) y sin que represente un agravio para mi imagen de marca? Si es así, el siguiente paso es plantear la salida.
• ¿Se puede renegociar? Podemos simplificar el trabajo para que disminuya la carga que representa, u obtener un cambio de horario que permita encajarla mejor en nuestra rutina. Planteando nuestro problema a la otra parte y haciendo valer el valor que hemos aportado con nuestro trabajo, se puede llegar a acuerdos que no nos descuelguen de los proyectos interesantes o que no castiguen nuestra imagen.
• ¿Se puede externalizar? Para aquellas tareas de menor valor añadido, como las de administración. O más mecánicas, relacionadas con la recopilación de información, la creación de informes… Podemos buscar profesionales externos que nos ayuden a realizarlas.
• ¿Puedo encontrar un sustituto? Una vía para abandonar un proyecto en grupo, puede ser la de buscar una alternativa para no mermar el equipo. La resistencia del responsable siempre será menor si cuenta con alguien de confianza, pero ten en cuenta que debe dar la talla.

¿Puede optimizarse?

Puedes realizar muchas de tus actividades de forma más eficiente buscando la automatización y pautas de trabajo que ya he comentado en el blog anteriormente. Variar como hacemos nuestro trabajo. Una de las mejoras sustanciales en mi rutina ha venido raíz de montar un sistema que me permite aprovechar los rincones del día. Llevo encima una libreta con la lista de correos y llamadas, tengo a mano mi e-reader con las lecturas pendientes, siempre llevo papel y bolígrafo para realizar planificación que haga falta…

El simple hecho de ajustar con más precisión tus contextos de trabajo a tu realidad te permitirá darte cuenta de nuevas formas de producir. La creación de un contexto para mi trabajo a realizar en las redes sociales fue el primer paso para empezar a automatizar la publicación de contenido a través de Hootsuitey así obtener un plus de tiempo para poderlo dedicar a otras cosas.

Contar con plantillas para contestar correos, para completar tus post, puede ser otra vía para simplificar tu trabajo. De hecho la red está llena de trucos como estos, hace semanas encontré esta hoja de cálculo que permite controlar nuestro gasto. Simplemente fantástica.

Para evitar caer en la trampa de la sobrecarga lo mejor es tener claro que buscamos, cuáles son nuestros objetivos y conocer nuestros límites para saber cuál es la carga que podemos soportar, a partir de ahíser firme en nuestras decisiones y basar nuestra evolución en la acción.

¿Te has colapsado alguna vez? ¿Has asumido demasiados compromisos o tu actividad se ha desbocado por otras razones? Si es así o simplemente quieres contar tu experiencia personal, deja tu comentario.

Sigamos hablando sobre productividad personal desde el 2.0: En twitter @davidtorne, o Google +.
Puedes hacerme llegar tus dudas sobre GTD, Evernote o cualquier tema relacionado con la productividad personal a través de Cuestióname

+ posts

• La escritura como proceso productivo
• Cimienta el éxito de tus proyectos
• Decálogo para no morir ahogado por el mail
• Componer un mapa mental