5 errores de novato que hunden tu productividad

Artículo obtenido del blog:   Técnicas de Organización
Publicado por Iago Fraga el 21 mar 2012     >> Ver artículo original

No me cansaré de volver nunca a las bases. La mayoría de los fallos gordos de productividad de todos los días vienen por culpa de pequeños errores con consecuencias enormes.

La mayoría de estos comportamientos inconscientes están ahí porque los permitimos. Algunos asumimos que los sabemos ya, pero estamos muy lejos de ponerlos en práctica. Otros simplemente nos parecen mera teoría que todo el mundo sabe pero que nos cansa tan sólo el pensar en lo que habría que hacer para arreglarlo.

Aún así, no dejan de ser estos detalles simples pero significativos los que más lastre causan en tu día a día. Esta es mi lista con el top 5 a los que te recomiendo poner remedio lo antes posible.

1. No tener objetivos

No tener tus objetivos definidos de la manera correcta puede hacerte apuntar en la dirección equivocada. No tenerlos ni siquiera escritos es inmensamente peor. Pero lo que no me canso de ver una y otra vez es a gente que hace una gran cantidad de tareas pero que no le llevan a ningún punto concreto porque simplemente no tiene objetivos.

Ir sin objetivos al trabajo es hacer el paripé y acatar lo que nos pongan. Decidir que hacer con una tarde libre es una odisea si no eres capaz de definir qué es lo que te gusta hacer en tu tiempo libre.

Así que mi consejo en esto es directo: si aún no lo has hecho, coge un papel y define ahora mismo tus objetivos a largo plazo. Es tan básico como necesario. La primera condición para avanzar hacia lo que quieres es definir lo que quieres.

2. Creer que no necesitas listas de tareas

De esto he visto todas las variantes posibles de excusas. Desde el que tiene tan buena memoria que no lo necesita hasta el que piensa que directamente es una tontería.

Sin embargo todo el mundo, tarde o temprano acabamos haciendo listas de tareas. La decisión está en el cómo gestionarlas.

Y ahí personalmente no apostaría por mi memoria, porque buena o no, pierde elementos, no permite una visión global y no se puede modificar fácilmente. Una lista de tareas sirve para mucho más que para apuntar tareas. Entre otras, te obliga a poner en claro qué es lo que se debe hacer. Son demasiadas las ventajas: usa listas de tareas.

3. Intentar siempre hacerlo todo

Productividad no es hacerlo todo, casi al contrario. Productividad es hacer lo mínimo necesario, porque el resto es desperdicio de esfuerzos. Ejemplos de esto puedes encontrarlos en todos lados y de lo más arraigados.

No es una tarea que debas hacer por ejemplo el responder a cada e-mail que te llega. Tampoco es una tarea leer el periódico aunque estés suscrito a diario. Ni es una tarea devolver los libros sistemáticamente a las estanterías. De hecho, en general el poner orden es antónimo de productividad (¡porque orden y organización no son lo mismo!)

¿Cuál es la idea de todo esto? Resístete a gastar 10 segundos en las tareas inútiles (aunque sean minúsculas).

Ya sé que consume menos tiempo el acabarla que discutir sobre ella, pero eso es porque de cada vez piensas en una, pero al cabo de un día habrás perdido innumerables veces 10 segundos. Y lo que es más, normalmente lo haces interrumpiendo otra tarea que sí era relevante.

4. Siempre considerar tu estado actual como tu punto de partida

Me gustaría saber qué efecto psicológico en concreto es el culpable de que nos duela más lo que perdemos que lo que nos alegra lo que ganamos, pero lo cierto es que pasa.

¿Y por qué sucede? Pues porque constantemente estás considerando que lo que tienes hoy es lo normal y que tu objetivo es avanzar, como si retroceder no fuese una opción o como si todo el esfuerzo que te costó llegar hasta donde estás no hubiese existido nunca.

Pero hay que combatir este efecto. Tus victorias pasadas no son sólo una grandísima fuente de motivación, sino también una fuente de experiencia.

En cada proyecto que acabo actualmente si lo he hecho bien, no pierdo la oportunidad de apuntar las 2 o 3 victorias clave en mi lista y aunque a veces la revisito para motivarme o por curiosidad, la mayoría de las consultas las hago para conocer detalles del cómo he logrado esas victorias. Las situaciones se repiten así que no te conformes con resolver problemas, conserva las soluciones clave también.

5. Bloquear días/semanas/meses para un objetivo en concreto

A ver si te suenan estas situaciones: “hasta que acabe tal mes no estoy disponible” o “ahora estoy con tal proyecto y no tengo tiempo para nada más”.

Pues bien, el bloquear días, semanas o meses para un proyecto en concreto, sea el que sea, es uno de los mayores desperdicios. Nos produce una tranquilidad mental magnífica el pensar que sólo tenemos un proyecto que afrontar, pero el coste a pagar es altísimo.

Si dividiésemos nuestra vida en un mes bloqueado para estudiar, tres para las reformas de la casa, otro para instalar un nuevo sistema informático en la empresa, etc. estaríamos constantemente en estado de urgencia.

Asume que todos los días necesitas una parte de obligaciones y una parte de deseos. Si no las completas acabarán apareciendo solas.

Esto es lo que sucede cuando dices que no tienes tiempo para ver una serie porque tienes que trabajar en tal proyecto, y al cabo de una hora de proyecto te descubres mirando Facebook, algo que para colmo, te divierte mucho menos que ver un episodio de esa serie. Así que no bloquees ni meses ni semanas, establece siempre prioridades.

6. ¿Qué fallo de novato has superado?

Hay muchos más y seguro que esta lista se puede enriquecer mucho si compartes también los tuyos. ¿Qué fallo de novato ya no cometes organizándote día a día? Tanto para dudas como para fallos de novato, no dudes en aportar tu opinión personal en un comentario.